Ratgeber Teil 9: Konferenzen planen

Konferenzen planen und organisieren

Konferenzen werden immer dann abgehalten, wenn ein Austausch über bestimmte Sachverhalte stattfinden soll. Häufig stellen sie die Weichen für zukünftige Schritte, vertiefen die geschäftlichen Beziehungen der Teilnehmer untereinander oder lassen neue Geschäftsbeziehungen entstehen. Tagungs- und Kongresszentren sowie Hotels sind nicht immer der passende Rahmen. Welche Lösungen vertraulichere Atmosphären zur Folge haben, lesen Sie hier.

Anlässe für Konferenzen

Konferenzen gibt es in ganz unterschiedlichen Bereichen. Mitglieder nationaler und internationaler sowie politischer Organisationen treffen sich zu politischen Konferenzen. Auch Wissenschaftler unterschiedlicher wissenschaftlicher Disziplinen tauschen sich regelmäßig aus, wenn es um das Zusammenführen von Wissen geht. Auch im geschäftlichen Bereich finden häufig Konferenzen statt, in denen Kooperationen vorbereitet sowie geschäftliche Beziehungen angebahnt werden. Am häufigsten finden jedoch Pressekonferenzen statt, zu denen Unternehmen, Verbände, Institutionen und Initiativen aus unterschiedlichsten Bereichen einladen. Inhaltlich sind sie darauf ausgerichtet, zu einem aktuellen oder auch brisanten Ereignis Stellung zu beziehen sowie sachliche und fundierte Informationen zu bestimmte Sachverhalten zu liefern, um beispielsweise Änderungen anzukündigen oder Gerüchte aus der Welt zu schaffen. COLLECTION Business Center hat sich bei der Ausrichtung von Konferenzen auf anspruchsvolle Geschäftskunden spezialisiert, denen an vier verschiedenen Standorten in Düsseldorf, Hamburg, Frankfurt und im benachbarten Wien zentral gelegene und ausgewählte Locations angeboten werden.

Konferenzen planen und organisieren: Von der Terminierung bis zur Veranstaltung

Unabhängig von Anlass und Thema haben alle Konferenzen eines gemeinsam: Sie müssen geplant und organisiert werden sowie reibungslos ablaufen. Die verschiedenen Arbeitsabläufe beginnen bei der Terminierung und der Wahl des Veranstaltungsortes über das Aussenden der Einladungen bis zur Durchführung der eigentlichen Konferenz.

 

Zu den vorbereitenden Maßnahmen gehören unter anderem:

 

1. Terminierung der Konferenz

Bei der Terminierung gibt es bestimmte Gesetzmäßigkeiten. Konferenzen beginnen regelmäßig nicht vor 10 Uhr vormittags. Pressekonferenzen werden meistens für die Dauer von zwei Stunden anberaumt, während beispielsweise geschäftliche Konferenzen einen Tag oder auch länger dauern können. Es ist deshalb sinnvoll, die Terminierung erst nach einem Abgleich mit anderen Veranstaltungen und nach Abstimmen mit den Konferenzteilnehmern vorzunehmen.

2. Veranstaltungsort und den Veranstaltungsrahmen bestimmen

Auch der Veranstaltungsort muss gewisse Voraussetzungen erfüllen. Das gilt in Bezug auf die Größenordnung, die Lage und die Verkehrsanbindung der für die Konferenz benötigten Location. Es müssen ausreichend Parkplätze vorhanden sein, und der Veranstaltungsort muss dem Image der Konferenz angemessen sein.

3. Räumlichkeiten und Ausstattung

Die Räumlichkeiten und die Ausstattung müssen zu den Rahmenbedingungen der Konferenz passen. Abhängig von der Anzahl der eingeladenen Personen oder Teilnehmer bedarf es eines ausreichenden Platzangebotes. Dazu gehören eine angemessene Bestuhlung sowie Tische, gegebenenfalls ein Rednerpult, Verdunkelungsmöglichkeiten, ausreichend Stromanschlüsse, eine Garderobe sowie gepflegte sanitäre Anlagen. Räumlichkeiten in unterschiedlichen Größen mit hochwertiger Ausstattung und einem insgesamt sehr gepflegten Ambiente an zentralen Orten sind die Rahmenbedingungen, die Sie bei COLLECTION Business Center erwarten dürfen, wenn Sie nach passenden Räumlichkeiten für geschäftliche Konferenzen suchen.

4. Technik und Hilfsmittel

Ein zentrales Element bei Konferenzen ist die technische Ausstattung. Da bedarf es der passenden Beleuchtung. Auch die Beschallung muss an die Gegebenheiten angepasst werden. Das gilt für Mikrofone, Lautsprecher und gegebenenfalls für einen Verstärker. Monitor, Leinwand und ein Projektor geben den Blick auf das Geschehen für alle Teilnehmer frei. Die Konferenzräume sind regelmäßig mit Beamer, Flipcharts, Stellwänden, einem Overheadprojektor, Flatscreen und WLAN ausgestattet, sodass alle Voraussetzungen für einen technisch reibungslosen Ablauf gegeben sind.

5. Serviceleistungen und Catering

Zur Organisation einer Konferenz gehören außerdem der Versand der Einladungen einschließlich der Anreisebeschreibung sowie die Mitteilung über die Inhalte der Konferenz. Auch Konferenzteilnehmer haben Hunger und Durst. Auf Wunsch erhalten Sie einen Cateringservice, der nach Ihren Vorgaben für das leibliche Wohl sorgt. Dazu gehört die Versorgung während der Konferenz. In den kleineren Pausen, die bis zu einer halben Stunde dauern können, werden Snacks, Getränke und Früchte gereicht, während das Mittagessen auf üblicherweise 1,5 Stunden anberaumt wird. Manche Gäste haben spezielle Anforderungen an die Nahrung, zum Beispiel Vegetarier, Veganer, Diabetiker und Allergiker, die entsprechend berücksichtigt werden. Das sind die wesentlichen Rahmenbedingungen, die den Erfolg Ihrer Konferenz bedingen, wodurch das Vertrauensverhältnis zu bestehenden und neuen Geschäftspartnern gestärkt und intensiviert wird

Sie sind schon länger auf der Suche nach Konferenzräumen in Düsseldorf, Hamburg, Frankfurt und Wien? Die Konferenzräume des COLLECTION Business Center bieten Platz für bis zu zehn Personen und können flexibel für mehrere Stunden, für einen Tag oder auch längerfristig gemietet werden.

[Dieser Artikel zählt zu einer Reihe von wöchentlich veröffentlichten Ratgeber-Teilen zu verschiedenen Bürolösungen, deren Inhaltsverzeichnis in diesem Beitrag aufgeführt ist]