Computerdaten sichern: Verschiedenen Formen beim Backup

In einigen Gebieten unterliegt das Backup, also die Datensicherung, strengen rechtlichen Regelungen. Dazu gehört vor allem die Sicherung von Buchführungsdaten, die laut den Bestimmungen der Paragrafen 239 und 257 des HGB revisionssicher erfolgen muss. Auch die Regelungen der Paragrafen 146 ff. der deutschen Abgabenordnung sind darauf anzuwenden.

Ein revisionssicheres Backup muss verschiedene Voraussetzungen erfüllen. Dabei werden im Gesetz Schlagworte wie Nachvollziehbarkeit, Prüfbarkeit, Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit verwendet. Dabei müssen nicht nur gesetzliche Aufbewahrungsfristen eingehalten werden, sondern die Daten müssen auch zuverlässig gegen jeglichen Versuch der Manipulation geschützt werden. Außerdem muss man sie gegen einen Verlust absichern, denn die Finanzämter greifen im nachhinein schnell einmal zum Mittel der Schätzung, wenn man keine konkreten Daten mehr nachweisen kann. Hinzu kommt die gesetzliche Auflage, dass das Verfahren zum Backup dokumentiert werden muss.

Das System, mit dem ein elektronisches und automatisches Backup durchgeführt wird, muss man sich zertifizieren lassen. Dazu kann man entweder auf einen Wirtschaftsprüfer zurück greifen oder man nutzt den IT TÜV. Die dafür zugrunde gelegten Anforderungen werden vom Verband für Informations- und Organisationssysteme entwickelt und einheitlich angewendet.

Neben der Dokumentation der Buchführung kommt das Backup auch aus anderen Beweggründen in Betracht. Eine große Bedeutung hat es auch im Bereich der CRM Systeme erlangt, wo jeder Kontakt des Unternehmens mit Kunden, Kooperationspartnern und Zulieferern dokumentiert wird. Dort geht es allerdings eher darum, im Falle einer technischen Panne das System schnell wieder auf den aktuellen Stand bringen zu können.

Die Wiederherstellung eines funktionierenden Systems ist auch bei dem Backup das Ziel, das man macht, nachdem man ein neues Computersystem an die Erfordernisse des künftigen Nutzers angepasst hat. Dort werden nicht nur das komplette Betriebssystem inklusive aller aufgespielten Anwendungen, sondern auch die vom Nutzer vorgenommenen Einstellungen komplett mit übernommen. Üblich ist das inzwischen bei den Notebooks, die zusammen mit einem Betriebssystem angeboten werden. Wenn man sich die Backup CDs gezogen hat, kann einen auch ein Virus nicht mehr komplett lahm legen, denn mit den CDs oder DVDs kann man auch die Festplatten formatieren und die Software binnen kürzester Zeit komplett neu und betriebsbereit aufspielen.