Thema Abschreibung: Software für die Kostenverteilung

Von Abschreibung oder Absetzung für Abnutzung (AfA) spricht man, wenn sich ein Wirtschaftsgut, dies kann auch eine Software sein, abnutzt. Dann muss man die Kosten auf die Nutzungsdauer verteilen. Dem Finanzamt ist es recht, wenn diese Nutzungsdauer möglichst lange gewählt wird. Der Steuerzahler dagegen will möglichst viel abschreiben, das heißt seine Kosten möglichst schnell absetzen, am liebsten im Jahr der Anschaffung. Als Anhaltspunkt für die Nutzungsdauer gibt es amtliche AfA-Tabellen, die die Nutzungsdauer vorgeben. Nur in begründeten Fällen kann davon abgewichen werden, beispielsweise wenn ein Gut gebraucht erworben wird. Software wird man in diesen Tabellen jedoch vergeblich suchen.

Zunächst einmal sollte man prüfen, was man gekauft hat. Wer ein Software-Update gekauft hat, "repariert" damit eigentlich die ursprünglich gekaufte Software. Wenn das Update keine wesentliche Verbesserung bringt, ist es ohne Zweifel Aufwand und wird nicht aktiviert, sondern in die Kosten gebucht. Gleiches gilt für monatliche Wartungskosten, auch wenn diese das ständige Update der Software beinhalten.

Ein zweites Kriterium ist die Nutzbarkeit der Software. Wenn sie nur mit einem bestimmten PC benutzt werden kann wie beispielsweise das Betriebssystem, dann ist sie nicht selbständig nutzbar für eine Abschreibung. Software wird dann zusammen mit dem PC steuerlich geltend gemacht. Dafür gilt eine Nutzungsdauer von drei Jahren. Wer den PC im Oktober kauft, darf im ersten Jahr noch 3/36 der Kosten abschreiben.

Ist sie selbständig nutzbar, weil sie beispielsweise nicht nur auf einem PC eingesetzt werden kann, gelten klare Regeln für die Abschreibung. Software zählt dann zu den sogenannten immateriellen Wirtschaftsgütern. Die genauen Regeln sind nicht einfach und unterliegen auch häufigen Änderungen. Da es keine amtliche AfA-Tabelle gibt, darf man die Nutzungsdauer schätzen. Dabei kann man sich an der Nutzungsdauer der Hardware, auf der die Software läuft, orientieren - wenn die Hardware "verbraucht" ist, dürfte das auch für die Software gelten. Billige Trivialsoftware kann sofort abgeschrieben werden. Bei Software für Maschinen kann man sich an deren Nutzungsdauer orientieren.