Einfache Buchhaltung: Bedeutung und Anwendung

Unter dem Begriff Buchhaltung versteht man im Allgemeinen die Auflistung aller Geschäftsvorgänge eines Unternehmens. Diese dient der Übersicht über Einnahmen und Ausgaben, sowie der gesetzlichen Rechenschaftspflicht gegenüber den Behörden. Die Buchführung kann man in zwei Teilbereiche einteilen. Das sind die Finanz- und die Betriebsbuchführung. Der erste Bereich befasst sich mit der Bilanz, sowie der Gewinn- und Verlustrechnung. Aus ihm wird der Jahresabschluss entwickelt. Der zweite Bereich beschäftigt sich mit der innerbetrieblichen Kostenerfassung und der Selbstkostenrechnung. Zur Buchführung oder auch Buchhaltung sind alle Kaufleute verpflichtet. Kleingewerbebetreibende und Freiberufler sind unter gewissen Voraussetzungen von dieser Pflicht entbunden. Für sie ist die einfache Buchführung von großem Interesse. Diese befasst sich mit den Einnahmen und Ausgaben, die von den Unternehmern aus steuerrechtlichen Gründen aufgelistet werden müssen.

Die einfache Buchführung umfasst den Warenein- und -ausgang, der in einem so genannten Kassenbuch festgehalten wird. Zu den notwendigen Daten gehören der Name und die Anschrift des Kunden, die handelsübliche Bezeichnung der Ware, sowie der Preis und ein Beleghinweis. Alle Daten in der Buchhaltung müssen mittels eines Beleges dokumentiert werden. Diese sind bei den Finanzbehörden vorzulegen. Änderungen des Vermögens müssen nicht angezeigt werden, jedoch müssen alle Daten mit den Konten übereinstimmen. In der Regel besteht die einfache Buchführung aus dem eigentlichen Journal oder auch Tagebuch, in dem die Einnahmen und Ausgaben chronologisch in einer Tabelle aufgeführt werden. Alle Bewegungen werden nur einmal als Tabelleneintrag erfasst. Die einzelnen Belege werden im Normalfall auf der jeweiligen Seite des Journals abgeheftet, damit eine genaue Zuordnung erfolgen kann. Diese Auflistung dient in erster Linie der Übersicht für den Erstellenden.

Da sie nur den individuellen Bedürfnissen der Freiberufler oder Kleingewerbebetreibenden entsprechen, können diese Tabellen auch sehr individuell aussehen. Jedoch ähneln sie sich in bestimmten Punkten. Das sind die Einteilung in Einnahmen und Ausgaben, die Benennung der Umsatzsteuer, wenn erforderlich, sowie der Brutto- und Nettowert des Umsatzes. Alle Einträge können in Spalten für unbare (Bank) und bare (Kasse) Ein- und Ausgänge unterteilt werden. So erhält der Ersteller einen aktuellen Überblick über alle Kontostände. Wie exakt und aktuell diese Eintragungen sind, hängt von den jeweiligen Bedürfnissen ab. Eine genauere Aufzeichnung erhält man, wenn man die Einträge in zwei Tabellen aufteilt. Diese befassen sich mit dem "Geschäftskonto" und dem "Privatkonto". Hier können die Umbuchungen zwischen den Konten notiert werden, auch wenn die unterschiedlichen Konten nur auf dem Papier bestehen. Eine solche Buchführung ermöglicht eine übersichtliche Darstellung der einzelnen Bewegungen im Hinblick auf private und geschäftliche Transaktionen. Dies ist wichtig, wenn eine Steuererklärung erstellt werden muss, da geschäftliche Ausgaben als Werbungskosten abgesetzt werden können. Außerdem können noch weitere Unterteilungen vorgenommen werden.