Reisekosten – die Abrechnung muss korrekt ablaufen
Reisekosten, das sind im Steuerrecht die Aufwendung, die sich aus der beruflichen oder betrieblichen Beschäftigung ergeben. Sie beinhalten nicht nur die reinen Fahrtkosten, sondern auch einiges mehr.
Während die Reisekoten die kompletten Aufwendungen bezeichnen, die sich aus einer beruflich oder betrieblich bedingten Reise ergeben, sind die Fahrtkosten nur diejenigen anfallenden Kosten, die für die ausschließliche Anreise zum Ziel anfallen.
Bedingung für die Reisekosten ist zunächst die sogenannte Reise, also die Abwesenheit von der Wohnung sowie auch von der üblichen Arbeitsstätte. Dazu muss die Reise komplett oder wenigstens überwiegend beruflichen Hintergrund haben, um steuerliche Berücksichtigung zu finden und auch als solche möglicherweise vom Arbeitgeber finanziert zu werden.
Grundsätzlich umfasst der große Begriff der Reisekosten die Fahrtkosten, die Übernachtungskosten, die Verpflegungskosten, die sich bei der Reise als Mehraufwand für den Reisenden ergeben sowie letztlich auch die Reisenebenkosten, die aus der geschäftlichen Reise resultieren. Für die steuerliche Berücksichtigung ist allerdings eine begrenzte Dauer der Reise Voraussetzung. Im deutschen Steuerrecht wird die Berücksichtigung der Reisekosten auf eine Dauer von etwa drei Monaten begrenzt. Hintergrund ist, dass bei einer längeren Abwesenheit als drei Monate für Finanzämter gemäß deren Definition keine Reisekosten mehr anfallen, da in diesem Fall von einem verlegten Mittelpunkt in der Lebensführung ausgegangen wird.
Selbständige und Gewerbetreibende neben im Hinblick auf die Berücksichtigung der Reisekosten in steuerlicher Hinsicht einen Sonderstatus in der Bezeichnung der Betriebsausgaben ein, während abhängig beschäftigte Mitarbeiter die Reisekosten als Werbungskosten deklarieren.
Für die Fahrtkosten im Rahmen der Reisekosten wird hinsichtlich der gewählten Verkehrsmittel keine Vorgabe gemacht. Wichtig ist aber, dass die real entstandenen Fahrtkosten auch nachweisbar sind. Ein Flugticket oder aber Belege über Tankabrechnungen sind hier vorstellbar.
Auch für die Übernachtungskosten innerhalb der Reisekosten bedarf es belegbarer Ausgaben. Ob diese eine Hotelrechnung, ein Beleg der Jugendherberge oder ein Beleg über ein angemietetes Apartment sind, bleibt der Entscheidung des Reisenden überlassen.
Der Verpflegungsaufwand während der Reise wird durch die sogenannten Spesen belegt, da eine Verpflegung außerhalb des eigenen Wohnortes bzw. der Wohnstätte mit höheren Kosten verbunden ist.
Letztlich gehören die Reisenebenkosten mit Telefonkosten, Parkgebühren etc. zu den Reisekosten, die steuerlich absetzbar sind.
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