Von wegen eingestaubt

Ramboll macht Ämter und Behörden fit für die digitale Zukunft

Hamburg (ots) - Kreativer Lösungsentwickler, effizienter und gut
vernetzter Fallmanager, persönlicher Berater und attraktiver
Arbeitgeber. So soll das Bild der deutschen Verwaltung 2030 aussehen.
Doch noch prägen vielerorts eingefahrene Abläufe und eine primär an
Zuständigkeiten und Regeln orientierte Kultur den Arbeitsalltag. Das
digitale Potenzial bleibt weitgehend ungenutzt. Dazu kommt der Frust
vieler Bürger über lange Warte- und Bearbeitungszeiten und - aufgrund
des bevorstehenden Generationenwechsels in der Verwaltung - ein immer
härterer Wettbewerb um Talente und Fachkräfte. Wie sich hier
gegensteuern und der digitale Wandel einleiten lässt, zeigen Dresden
und der Landkreis Nordsachsen.

Nicht nur unzufriedene Bürger und der drohende Fachkräftemangel
machen zunehmend Bund, Ländern und Kommunen in Deutschland zu
schaffen. Auch das Onlinezugangsgesetz erhöht den
Modernisierungsdruck in der Verwaltung: Es schreibt bis 2023 die
Umstellung auf die digitale Antragsbearbeitung und elektronische
Aktenverwaltung vor. Ämter und Behörden müssen vorhandene
Arbeitsweisen auf den Prüfstand stellen und moderne Technologien als
Chance begreifen, um Prozesse neu zu denken und zu gestalten. Denn
Digitalisierung und Automatisierung steigern die Effizienz und
erleichtern die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Ämtern. So
bleibt mehr Zeit für persönliche Beratung, die Betreuung komplexerer
Fälle und kreative Lösungen. Orts- und zeitflexibles Arbeiten sowie
eine Kultur der Wertschätzung nach innen und außen steigern zudem die
Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Mehr Zeit für Beratung und kreative Lösungen dank automatisierter
Prozesse

"Viele standardisierte Abläufe und Verfahren in Ämtern und
Behörden lassen sich gut automatisieren", so Dominik Benke, Experte
für Veränderungsprozesse im öffentlichen Sektor bei Ramboll. "In
einer digitalen Verwaltung entfällt in der Regel zum Beispiel das
zeitaufwändige Abtippen und der Abgleich von Daten durch den
zuständigen Sachbearbeiter, da die Eingabe bei Standardvorgängen
durch den Bürger im Vorfeld online erledigt wird. Ob ein Antrag
vollständig ist, wird dank künstlicher Intelligenz automatisch
geprüft. Das entlastet die Mitarbeiter und verschafft ihnen Zeit,
sich intensiver um komplexere Fälle zu kümmern." Auch die Bürger
profitieren, weil ihre Anträge schneller bearbeitet werden,
Entscheidungen nicht mehr so lange dauern und sie - bei Bedarf - eine
bessere Beratung erhalten.

Erfolgreiche Digitalisierung muss Mitarbeiter mitnehmen

Länder wie Dänemark und die Niederlande gelten als Vorreiter für
eine digitale Verwaltung. Bürger finden dort an Servicepoints