Herausforderungen von KMU im Daten- und Rechtemanagement

In Unternehmen fallen immer mehr Daten an, die für den Betriebsablauf aber meist nur für kurze Zeit von Bedeutung sind. In mittelständischen Unternehmen kommt es aufgrund von fehlenden Ressourcen häufiger vor, dass kein Daten- und Rechtemanagement implementiert ist. Ähnlich einem Parkhaus ohne Ausfahrt gibt es dann einen steten Zufluss an Daten, aber keinen Abfluss. Der so entstehende Datenberg hat aber negative Auswirkungen sowohl auf die Arbeitsleistung bzw. deren Effizienz, als auch auf die Sicherheit der Daten selbst, so dass die KMU die Herausforderungen dringend angehen sollten.

Aktenberge verstauben mittlerweile im Archiv. Heutzutage müssen Unternehmen den Umgang mit Dateibergen meistern. Bildquelle: myrfa / Pixabay

Unternehmen sammeln zahlreiche Daten ihrer Kunden, Zulieferer und Geschäftspartner. Die Digitalisierung schafft eine Umgebung, in der eine Speicherung dieser Informationen in Dateien keine Schwierigkeit darstellt. Die Zeit der Aktenberge ist zwar vorüber, allerdings müssen sich die Unternehmen nun mit Datenbergen auseinandersetzen, weil wirklich alles abgespeichert wird. Der Platz dafür ist ja auch fast unbegrenzt. Speicherplatz ist aufgrund günstiger Festplatten, Server und Clouds billiger denn je.

Datenberge stellen KMU vor Probleme

Dadurch aber steigt die Anzahl der Daten bzw. das Datenvolumen stetig an. Je nach Unternehmen wächst es jedes Jahr um 20 bis 40 Prozent. In vielen Unternehmen ist zudem auch die private Nutzung des Unternehmensnetzwerks durch die Mitarbeiter ein Problem. Sie speichern Fotos, Videos oder Dateien am Arbeitsplatz, ohne dass diese einen Mehrwert für das Unternehmen darstellen.

Somit wächst der Datenberg unaufhörlich und Mittelständler haben häufig keine Prozesse, wie sie der Daten Herr werden können. Es gibt in der Regel keine Exit-Strategie. Das bedeutet, es sind keine Prozesse festgelegt, die die revisionssichere Archivierung und das geregelte Löschen der Dateien betreffen. Daraus folgt unweigerlich, dass Mitarbeiter vor Probleme gestellt werden:

• Die benötigten Dateien lassen sich nicht immer auf Anhieb finden
• Gleiche Dateien sind in verschiedenen Versionen vorhanden
• Erhöhter Personal- und Verwaltungsaufwand
• Wichtige Daten können verloren gehen
• Die Zugriffsrechte sind unübersichtlich und nicht klar geregelt

 

Die Mitarbeiter können bei der Masse an Dateien nicht mehr gezielt auf die Daten zugreifen, die sie benötigen. Gleichzeitig ist es häufig der Fall, dass die Dateien in verschiedenen Versionen vorliegen. Somit verbringt der Mitarbeiter entweder wertvolle Zeit damit, herauszufinden, welche die richtige Datei ist oder er riskiert, an der falschen Version zu arbeiten oder er erstellt eine weitere Version. Das geht auf Kosten der Effizienz und sorgt für eine schlechtere Produktivität. Für die KMU bedeutet dies einen erhöhten Personal- und Verwaltungsaufwand, was direkt negative Folgen für die Unternehmensgewinne bewirkt.