Dr. Matthias Dünnweber

MDS - Excel Consulting & VBA Development zum Thema Anwendungsbereiche von Excel im Unternehmen

Excel ist als Anwendung aus dem Alltag der meisten deutschen Unternehmen nicht mehr wegzudenken und bietet daher eine gute Möglichkeit Geschäftsprozesse möglichst unkompliziert zu automatisieren. Wie haben Sie es geschafft, sich als verlässlicher und kompetenter Partner in diesem Bereich zu etablieren?

Die unkomplizierte Anwendung des Programms im Alltag des Kunden muss bei der Erstellung des Programms im Vordergrund stehen. Hierfür müssen die bestehenden Prozessabläufe vor den ersten Programmierungsschritten vollständig verstanden werden. Wesentlich ist außerdem den Aufbau der Programme so zu wählen, dass bei möglichen geänderten Anforderungen des Kunden in der Zukunft diese schnell und einfach an die neuen Rahmenbedingungen adaptiert werden können.

Die Automatisierungslösungen stehen bei vielen Programm- und Anwendungsanbietern im Mittelpunkt. Welche Vorteile kann hier die Prozessautomatisierung über Excel bieten? Sind die Vorteile auf bestimmte Branchen beschränkt?

Microsoft Excel eignet sich vor allem für die Automatisierung von wiederkehrenden Geschäftsprozessen, die regelmäßig manuell durchgeführt werden und zeitaufwendig und daher kostenintensiv sind. Der Hauptvorteil für die Unternehmen besteht bei Excel darin, dass den Mitarbeitern der Umgang mit Microsoft Programmen vertraut ist und keine zeitintensive grundlegende Anwendungseinschulung erforderlich ist. Bei den Anwendungsgebieten besteht keine Beschränkung auf bestimmte Branchen.

Excel ist ein sehr flexibles und vielseitiges Tool. Gibt es weitere Anwendungsgebiete von Excel die über Automatisierungslösungen hinaus gehen?

Für spezifische Anwendungsgebiete gibt es verschiedene Anwendungen und Programme, die je nach Anforderungen des Kunden für die Umsetzung des zu erstellenden Programms von uns ausgewählt werden. Hier haben wir keine Priorisierung der verwendeten Programme, jedoch versuchen wir auch bei der Verwendung eines anderen Programmes als Microsoft Excel die Anwendungsoberfläche für den Kunden so aufzubauen wie die Mitarbeiter die Bedienung aus Excel bereits kennen. Hierdurch können wir das grundlegende Verständnis für die Handhabung des Programmes durch die Unternehmensmitarbeiter beschleunigen und den Implementierungsprozess optimieren.

Wie erkennt der Unternehmer, dass eine Automatisierung von Prozessen und Routineaufgaben durch Excel erforderlich und sinnvoll ist?

Grundsätzlich ist der sinnvolle Zeitpunkt für eine Investition in ein Programm für Automatisierungslösungen immer dann gekommen, wenn ein Geschäftsprozess wiederkehrend durchgeführt werden muss und den wiederkehrenden Prozessen Entscheidungen und Berechnungen zu Grunde liegen.

Hierfür sollten folgende Fragen vom Unternehmer beantwortet werden können:
- Häufigkeit: Wie oft wird diese Aufgabe durchgeführt?
- Aufwand: Wieviel Zeit wird pro Durchführung benötigt?
- Automatisierungspotenzial: Wieviel Prozent einer Durchführung basieren auf logischen Zusammenhängen?
- Kosten pro Stunde: Was kostet eine Arbeitsstunde der im Prozess involvierten Mitarbeiter das Unternehmen pro Stunde?

Mit diesen Antworten können Unternehmer die mögliche Kosteneinsparung durch ein automatisiertes Programm selbst berechnen:

(Häufgkeit x Aufwand * Kosten) * Automatiserungspotenzial = mögliche Kostenersparnis

Zwischen Digitalisierung und COVID-19: Wie schätzen Sie die Zukunft der Automatisierungsbranche ein?

Zeitmanagement und Arbeitseffizienz stehen heute mehr im Fokus als je zuvor. Durch die Digitalisierung ist es Mitarbeitern möglich ihre Arbeit von überall aus durchzuführen. Je mehr hier in digitalisierte Arbeitsstrukturen investiert wird, umso sicherer können die Unternehmensmitarbeiter uneingeschränkt weiterhin von überall Ihrer Arbeit nachgehen, ohne durch das Pendeln in Ballungsräume oder den Aufenthalt in modernen Großraumbüros Risikobegegnungen ausgesetzt zu sein. Das zeigt uns, dass automatisierte Prozesse zu einem effizienteren Einsatz von Fachmitarbeitern führen können und den

Unternehmensmitarbeiten durch die fortschreitenden digitalen Arbeitsstrukturen mehr Flexibilität in ihrer Alltagsgestaltung ermöglicht wird.

Herr Dünnweber, vielen Dank für die interessanten Antworten und dass Sie sich die Zeit genommen haben!