5 Experten-Tipps, mit denen Steuerberater ihre internen Prozesse optimieren (FOTO)

Speyer (ots) - Überbrückungshilfen, Grundsteuerreform, Energiepauschale und
vieles mehr - seit Beginn der Corona-Pandemie sehen sich viele Steuerkanzleien
mit einer Vielzahl von Zusatzaufgaben konfrontiert. Der Arbeitsaufwand ist
enorm, was selbst Kanzleien mit jahrelangem Erfolg vor Probleme stellt.

"Täglich bekomme ich Anrufe von verzweifelten Steuerberatern, die von Frist zu
Frist hetzen - trotz ihrer langjährigen Erfahrung versinkt ihre Kanzlei im
Chaos. Der Fachkräftemangel verschlimmert die Situation der Steuerberater dabei
noch weiter", sagt Michael Wohlfart. Der Kanzleiberater konnte bereits bei mehr
als 250 Kanzleien interne Prozesse optimieren und dafür sorgen, dass sie sich
wieder unbeschwert auf ihr eigentliches Handwerk fokussieren können. In diesem
Artikel gibt er fünf praktische Tipps, mit denen Steuerberater ihren
Kanzleialltag stressfrei gestalten und reibungslose Abläufe sicherstellen.

Tipp 1: Persönliche Assistenz einstellen

Um die eigene Arbeitsbelastung schnell und nachhaltig zu reduzieren, rät Michael
Wohlfart zu einer Delegierung vieler Arbeiten an eine persönliche Assistenz.
Denn oft geht wertvolle Arbeitszeit verloren, weil Steuerberater und gut
bezahlte Fachkräfte ihre Zeit am Kopierer, für die Bearbeitung der Post oder mit
dem Führen von einfachen Telefonaten verschwenden. Dem kann man sofort abhelfen,
indem man eine persönliche Assistenz einstellt.

Diese Kräfte sind meist gelernte Bürokaufleute und am Arbeitsmarkt in der Regel
verfügbar. Kanzleiberater Wohlfart rät auch dazu, diese Mitarbeiter möglichst in
Vollzeit zu beschäftigen, da es wenig Sinn ergibt, wenn die Assistenz nur
halbtags da ist und die Fachkräfte dann nachmittags wieder den Telefondienst
übernehmen müssen.

Tipp 2: Stille Zeiten einführen

Der Arbeitsalltag vieler Kanzleien ist enorm stressig. Mit der Einführung von
stillen Zeiten können Führungs- und Fachkräfte ihre wertvolle Zeit für besonders
fordernde Tätigkeiten reservieren. Die stille Zeit schirmt den Steuerberater von
allen äußeren Störungen ab und sollte mindestens eine Stunde am Tag einnehmen.

In dieser Zeit sollten Steuerberater natürlich nicht ihre E-Mails checken oder
den Schreibtisch aufräumen, sondern den Zeitraum zum ungestörten Arbeiten
nutzen. Wer diese Zeitabschnitte als echte Termine fest einplant, kann sich so
künftig hoch konzentriert mit strategischen Entscheidungen oder besonders
schwierigen Fällen befassen.

Tipp 3: Telefon in den Griff bekommen

Zusammen mit den E-Mails stellt das Telefon oftmals die größte Störquelle in
einer Kanzlei dar. Statt ständig aus der eigenen Tätigkeit herausgerissen zu