Mit Flexopus Büroflächen effizient nutzen - Was wirklich gegen leere Büros hilft

Trotz hoher Mieten und Energiepreise halten viele Unternehmen an alten Bürostrukturen fest – selbst wenn täglich die Hälfte der Schreibtische ungenutzt bleibt. „Ohne Transparenz über die tatsächliche Nutzung fehlt der Mut für Veränderungen,“ sagt Markus Merkle von Flexopus, einem Anbieter für Workplace-Management-Software. Er beobachtet, wie schwer sich Unternehmen mit dem Umbau ihrer Büroflächen tun – und warum Schreibtisch-Sharing weit mehr verlangt als eine App. Ein Gespräch über alte Routinen, Kosten und die Macht von Belegungsdaten.

Viele Unternehmen haben ihre Büros nach der Pandemie einfach weiterlaufen lassen – obwohl sich Arbeitsrealität und Präsenzverhalten radikal verändert haben. Warum tun sich so viele Entscheider damit schwer, ihre Flächennutzung strategisch neu zu denken?

Weil Veränderung zeitaufwändig und oft auch unbequem ist. Die Bürofläche galt früher zum einen als Statussymbol nach außen und zum anderen als Mittel die Belegschaft stets im Blick zu haben. Heute steht das Büro für Flexibilität und moderne Unternehmenskultur. Viele Entscheider verharren dabei nach wie vor in alten, Jahrzehnte gelernten Strukturen. Und auch Mitarbeitende der älteren Generation tun sich teilweise mit Veränderung schwer. Die Welt hat sich aber gedreht – insbesondere seit der Pandemie.

Doch das Gute ist: Entscheider verlassen sich gerne auf Zahlen. Nur fehlen ihnen häufig aussagekräftigen Daten und die richtigen Tools, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Ohne Transparenz über die tatsächliche Nutzung fehlt der Mut für Veränderungen. Hier setzen wir mit Flexopus an und schaffen damit die Grundlage für strategische Entscheidungen. Wir machen sichtbar, wie Flächen wirklich genutzt werden (oder auch nicht) und bieten mit unserer Workplace Management App einen smarten Helfer, um Flächen nach dem Shared-Prinzip kollaborativ und modern zu gestalten.

Fläche kostet. Und sie steht – oft leer. Warum wird Bürofläche trotz hoher Mieten und ESG-Druck noch immer selten datenbasiert gesteuert?

Weil vielen Unternehmen schlicht die Daten fehlen. Es gibt selten valide Informationen darüber, wie oft ein Schreibtisch tatsächlich belegt ist. Stattdessen wird nach Bauchgefühl geplant und das kann schnell teuer werden. Mit einer datenbasierten Auslastungsanalyse unserer Desk Sharing Software Flexopus lassen sich mittelfristig bis zu 40 % der Fläche einsparen. Das sind je nach Standort schnell sechsstellige Beträge pro Jahr. Dazu kommen nicht von der Hand zu weisende ESG-Vorteilen durch geringeren Energieverbrauch und bessere Flächeneffizienz mit geteilten Arbeitsplätzen. Was früher als nette Ergänzung galt, ist heute ein strategisches Muss: Hybrides Arbeit in Kombination mit Desk Sharing spart deutlich Kosten und verbessert die ökologische Bilanz.

Wie viel sparen Unternehmen eigentlich wirklich, wenn sie ihre Schreibtische zum Teilen freigeben?

Das hängt natürlich von der Ausgangslage ab. Im Schnitt kommen bei unseren Bestandskunden von Flexopus zwei Mitarbeitende auf einen Arbeitsplatz. Wir haben somit eine durchschnittliche Desk-Sharing Ratio von 0,5. Im Schnitt haben deutsche Unternehmen 1,5 Tage Homeoffice. Weiter sind die Mitarbeitenden durchschnittlich rund einen weiteren Tag pro Woche abwesend, aufgrund von Urlaub, Fortbildung oder Krankheit. Somit ergibt sich eine Abwesenheit von rund 50 % bei einer 5-Tage-Woche.

Nicht jeder Wegfall eines Schreibtisches im Büro führt dabei aber direkt zu einer Flächeneinsparung. Häufig werden Flächen auch umgewidmet zu Besprechungs- oder Gemeinschaftsräumen. In der tatsächlichen Flächenreduktion beobachten wir aber nach der Einführung von Desk Sharing regelmäßig Einsparungen von 20 bis 40 Prozent der Bürofläche. Wenn man ein 300 m2 Büro mittels Desk Sharing um sagen wir ca. 30 % optimiert, benötigt man nur noch 210 m2 und spart bei einem angenommenen Mietpreis pro Quadratmeter von 22 Euro rund 23.760 Euro. Bei einem Büro mit 1.000 m2, welches um 30 % auf 700 m2 reduziert wird beträgt die jährliche Einsparung bereits 79.200 Euro. Hinzu kommen weitere Einsparungen durch geringere Betriebskosten für Reinigung, Strom sowie Heizung/Kühlung. Die dabei entstehenden Einsparungen übersteigen deutlich die Kosten für eine Desk Sharing App.

Viele Unternehmen arbeiten noch mit manueller Planung durch Office Manager oder Teamleads – was kann Flexopus, was solche Lösungen ab einem gewissen Punkt nicht mehr leisten?

Manuelle Planung funktioniert nur bei kleinen Teams und ist nicht skalierbar. Ab einer gewissen Größe ist es einfach schwer den Überblick zu behalten. Zudem ist eine manuelle Planung fehleranfällig. Flexopus automatisiert den Planungs- und Buchungsprozess von flexiblen Workplace-Ressourcen vollständig. Wir bieten eine intuitive Buchungsplattform, mit der sich Mitarbeitende im Handumdrehen einen Arbeitsplatz, Besprechungsraum oder Parkplatz buchen können. Zudem schafft die Buchungs-App einen Überblick, wer wann im Büro ist. Das sorgt für Fairness und Transparenz im Team sowie für eine spürbare Entlastung der Office Manager oder Teamleads.

Wie schnell spürt ein Unternehmen den Effekt? Und ab wann lohnt sich der Umstieg auf eine Software-Lösung wie Ihre – auch für kleinere Teams?

Erste Effekte sehen unsere Kunden oft schon nach wenigen Wochen: bessere Auslastung, weniger Chaos im Büroalltag und mehr Zufriedenheit im Team. Ich kann mir meinen favorisierten Arbeitsplatz buchen, an dem ich mich wohl fühle und ich kann meine Bürotage so planen, dass die relevanten Teammitglieder oder Lieblingskolleginnen und -kollegen auch da sind oder sogar direkt in meiner Nähe sitzen. Der Umstieg lohnt sich bereits bei kleinen Teams ab 10 Personen, denn bereits ab hier wird die Planung zunehmend komplex. Spätestens ab 25 Personen, die sich regelmäßig Arbeitsplätze teilen, spart sich das Unternehmen mit einer Softwarelösung mit Flexopus Zeit, Geld und Nerven.

Viele sprechen über Integration – aber wie reibungslos fügt sich Flexopus tatsächlich in bestehende Systeme ein? (MS Teams, Kalender, etc.)

Die Integration in vorhandene Tools ist für eine nutzerfreundliche Anwendung heutzutage ein Muss - insbesondere das Zusammenspiel mit den gängigen Softwareprodukten von Microsoft oder Google. Wir haben Flexopus von Anfang an so entwickelt, dass es sich nahtlos in nahezu alle bestehende IT-Landschaften integrieren lässt. Ob Microsoft Teams, Outlook-Kalender, Google Workspace oder die Anbindung der zentralen Nutzerverwaltung mittels Single-Sign-On (SSO) – über 30 unterschiedliche Integrationen machen Flexopus zum perfekten Partner. Wir wollen dabei nie die bestehenden Systeme ersetzen, sondern passgenau ergänzen. Für die Nutzer bedeutet das mehr Komfort.

Was unterschätzen Unternehmen am meisten, wenn sie Desk Sharing einführen?

Dass es nicht nur um Schreibtische geht. Desk Sharing ist ein Kulturwandel hin zu mehr Vertrauen, Eigenverantwortung und Transparenz. Wer nur das Tool einführt, aber die Menschen vergisst, wird scheitern. Deshalb begleiten wir unsere Kunden auch beim Change Management. Denn erfolgreiche Flexibilität braucht mehr als Technologie: sie braucht Kommunikation, klare Regeln und die Bereitschaft, neue Arbeitsweisen zuzulassen. Unternehmen, die das verstehen werden in Zukunft einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil auf dem Arbeitsmarkt haben.

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