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Ratgeber Teil 16: Büroorganisation Tipps für eine effiziente Büroorganisation

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Gastautor: Dr. André Helf
21.06.2017, 08:36  |  902   |   

Wer erfolgreich im Berufsleben sein möchte, sollte sich möglichst effizient und strukturiert organisieren. Wie das am besten geht und umgesetzt wird, können Sie in diesem Beitrag nachlesen.

Das effizient organisierte Büro als Erfolgsbasis

Ein oft unterschätzter Teil des Gesamterfolgs eines Unternehmens ist die effiziente Organisation der Abläufe im Büro. Sie bildet die Grundlage für die termingerechte und kompetente Erledigung der anfallenden Tätigkeiten von der telefonischen Kundenbetreuung bis zur Erstellung von Angeboten oder der Entwicklung und Realisierung von Konzepten. So wird Ihr Büro zum zentralen Punkt des Unternehmenserfolgs.

Gute Büroorganisation als Zeichen von Kompetenz

Die Anmietung temporär oder dauerhaft genutzter Büroräume an einem der zahlreichen Standorte von COLLECTION Business Center ist durch die hervorragende Geschäftslage ein wichtiger Schritt in Richtung Unternehmenserfolg. Allerdings ist dies nur ein Baustein für die zukünftige erfolgreiche unternehmerische Tätigkeit. Denn ab diesem Zeitpunkt liegt es alleine an Ihrer Kompetenz und Umsicht, wie Auftraggeber auf das Leistungsspektrum Ihres Unternehmens reagieren. Durchdacht organisierte Prozesse im Büro erleichtern den Alltag und gewährleisten hohe Effizienz.

Gutes Zeitmanagement erleichtert den Arbeitsalltag

Der erste Schritt zur erfolgreichen Büroorganisation ist ein fundiertes Zeitmanagement. Es macht wenig Sinn, alle Aufgaben selbst erledigen zu wollen. Hier spielt das Kosten-Nutzen-Verhältnis eine wichtige Rolle. Hinterfragen Sie jede einzelne Aufgabe und setzen Sie Prioritäten. Im Zweifelsfall delegieren Sie diese Tätigkeiten an einen Mitarbeiter oder einen Sekretariatsservice. So schaffen Sie sich unverzichtbare Freiräume für andere Aufgabenstellungen mit höherer Priorität, die Ihren individuellen Kompetenzen entsprechen. Genauso bedeutend ist das Setzen von Prioritäten und für das Erledigen einer Aufgabe einen ausreichend großen Zeitrahmen zu definieren. Auf diese Weise halten Sie vereinbarte Terminzusagen ein und liefern die erwartete Qualität.

Alle Arbeiten, die einen Zeitraum von weniger als drei Minuten in Anspruch nehmen, erledigen Sie sofort. Eine Ausnahme bilden gleichartige Tätigkeiten. Diese sammeln Sie als Aufgabenblock. Dazu zählt beispielsweise das Kopieren von Unterlagen, E-Mails beantworten oder Anrufe erledigen. Der Vorteil dieser Vorgehensweise liegt in der zunehmenden Schnelligkeit, mit der Sie aufeinanderfolgende gleiche Arbeiten durchführen.

Arbeitsbuch als Alternative zur ToDo-Liste

Nichts belastet den Alltag im Büro mehr, als die kontinuierliche Suche nach irgendwelchen Notizzetteln mit wichtigen Vermerken. Eine hervorragende Alternative zu lose herumliegenden ToDo-Listen und Notizzetteln ist ein Arbeitsbuch in Form eines Notizbuchs oder Collegeblocks im DinA4-Format. Jeder Tag erhält eine eigene Seite, auf der Sie alle offenen Aufgaben, sortiert nach Prioritäten, eintragen. Da Sie während des Arbeitstags kontinuierlich neue Informationen erhalten, unterteilen Sie die Seite in zwei Spalten - eine für die offenen Arbeiten und eine für allgemeine Informationen oder Tätigkeiten, die Sie noch am gleichen Tag erledigen. Im Idealfall erfolgen diese Einträge am Ende eines Arbeitstags für den nächsten Tag. Trotz der umfangreichen Digitalisierung des Büroalltags ist das Arbeitsbuch für viele immer noch das Mittel der ersten Wahl. Denn es ist sofort zur Hand, ist übersichtlich und wird einfach mitgenommen, wenn dies nötig ist.

Singletasking erfolgreicher als Multitasking

Es klingt gut und viele fühlen sich gut, wenn sie von sich behaupten, dass sie problemlos mehrere Tätigkeiten gleichzeitig erledigen können. Dies mag bei sehr einfachen Aufgaben möglicherweise der Fall sein. Nicht jedoch bei komplexeren Aufgabenstellungen. Daher der Tipp: Erledigen Sie alle anfallenden Arbeiten nacheinander. Sie sind dabei konzentrierter, die Qualität der Arbeit steigt und sie arbeiten effizienter. Denn jeder Fehler kostet wertvolle Zeit, die unter Umständen nicht verfügbar ist. Der Faktor Zeitmanagement spielt in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle. Denn mit einem guten Zeitmanagement sind Sie in der Lage, begonnene Arbeiten fertigzustellen und geraten nicht in die Situation, sich wiederholt in ein Thema hineinzudenken.

Aber auch hier gibt es eine Alternative für den Notfall. Ist bereits zu Beginn absehbar, dass Sie die Tätigkeit aufgrund verschiedener Faktoren nicht in einem Durchlauf fertigstellen können, bedienen Sie sich der Salamitaktik aus dem Projektmanagement. In diesem Fall teilen Sie die Aufgabe in Einzelschritte auf.

Papierstapel versus Ordnung

Nicht alle Unterlagen sind in digitaler Form verfügbar. Dies gilt vor allem für Eingangsrechnungen oder amtliche Schreiben. Nachdem Sie die Termine zur Erledigung gesetzt haben, sammeln Sie die Vorgänge in beschrifteten Klarsichthüllen oder einem ähnlichen Ordnungssystem. Praktisch sind Hängemappen, die im Schreibtisch Ihren Platz finden. Vermeiden Sie auf jeden Fall das Ansammeln in einem kontinuierlich wachsenden Papierstapel. So bleibt ihr Schreibtisch übersichtlich und bei Bedarf haben Sie die Unterlagen ohne zeitaufwendige Suche schnell zur Hand. Arbeiten Sie in einem papierlosen Büro, übertragen Sie dieses System in den PC, indem Sie entsprechende Ordner anlegen.

Denken Sie daran, dass dieses Ordnungssystem nur eine Zwischenstation darstellt. Nach Erledigung wandern alle Unterlagen in ihre zugewiesene Endstation. Dies kann ein Ordner sein oder die Weiterverarbeitung die digitale Archivierung. Bei der kombinierten Archivierung aus digitaler und Papierablage weisen beide Ablageformen die gleiche Ablagestruktur auf.

Effiziente Büroorganisation bis zum Feierabend

Bevor Sie das Büro verlassen, räumen Sie den Schreibtisch auf und hinterlegen alle Papierunterlagen zugriffssicher an einem verschließbaren Ort. Bereiten Sie sich auf den nächsten Arbeitstag vor, indem Sie die anstehenden Aufgaben und Termine gedanklich sortieren und diese in Ihrem Arbeitsbuch nach Prioritäten sortiert notieren. So starten Sie am nächsten Morgen gut organisiert und planvoll in einen neuen Arbeitstag.

[Dieser Artikel zählt zu einer Reihe von wöchentlich veröffentlichten Ratgeber-Teilen zu verschiedenen Bürolösungen, deren Inhaltsverzeichnis in diesem Beitrag aufgeführt ist]

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Disclaimer

Gastautor

Dr. André Helf, gehört zu den Urgesteinen der deutschen Business Center Branche. Helf promovierte im Bereich Marketing und ist Experte für die strategische Unternehmensführung und das Marketing von Business Centern. Nach Aufbau und erfolgreichen Verkauf des deutschen Marktführers hat Helf nun Partnerschaft mit ehemaligen Wegbegleitern und Branchenexperten die „COLLECTION – Unique Business Centers“ gegründet und plant, mit diesem innovativen Luxus-Business Center Konzept die Branche nachhaltig zu verändern.

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