Ratgeber Teil 21: Produktivität im Büro

Tipps für mehr Produktivität im Büro

Wie das ideale Büro Wohlbefinden und Produktivität steigert

Der Unternehmenserfolg wird von zahlreichen unterschiedlichen Faktoren beeinflusst, nicht zuletzt von der Produktivität der eigenen Belegschaft. Einen wesentlichen Beitrag leistet dabei das Wohlbefinden im Büro. Schließlich verbringt der Durchschnittsdeutsche etwa 212 der 365 Tage im Jahr an seinem Arbeitsplatz. Können ideale Arbeitsbedingungen nicht im eigenen Bürogebäude geschaffen werden, lassen sich moderne Arbeitsplätze auch preiswert anmieten.

Arbeitsplatz beeinflusst Ertragsfähigkeit maßgeblich

Der Fachkräftemangel in bestimmten Branchen ist sinnbildlich für das Streben der Unternehmen, den eigenen Erfolg durch hochqualifizierte und erfahrene Mitarbeiter zu sichern. Daneben besteht allerdings die Möglichkeit, die eigene Produktivität durch Nutzung bereits bestehender Human Ressources zu steigern. So gibt es nachweislich Wege, um die Ertragsfähigkeit der Angestellten zu erhöhen. In diesem Zusammenhang spielt die Mitarbeitermotivation eine wesentliche Rolle. Denn gemäß einer Studie des Fraunhofer-Instituts IAO bestimmt sich die Büroproduktivität vor allem durch "weiche Faktoren". Den hierbei am stärksten positiven Erfolgsfaktor sehen die Wissenschaftler in der Arbeitsmotivation. Diese wird in einer Organisation mit verschiedenen Rangordnungen maßgebend von der vorherrschenden Unternehmenskultur, dem Führungsverhalten sowie dem Führungsstil beeinflusst. In deutschen Büros etwa, schaffen knapp 50 Prozent der Führungskräfte eine demotivierende Arbeitsatmosphäre, welche sich folglich negativ auf die Produktivität der Mitarbeiter auswirkt. Unvorteilhaft auf die Motivation wirken sich daneben auch unflexible Arbeitszeiten, unbefriedigende Bezahlung oder ein schlechtes Verhältnis zu Kollegen aus. Demnach existieren diverse Stellschrauben, durch die sich eine größere Motivation und im Ergebnis eine höhere Produktivität erzielen lassen. Nicht selten wird hierbei allerdings die Bedeutung der Büroräume nebst seiner Ausstattung für die Ertragsfähigkeit unterschätzt.

Hohe Anforderungen an Büroräume und -ausstattung

Gerade in der Dienstleistungsbranche spielt das Büro als relevantes Arbeitsumfeld in puncto Produktivität eine wesentliche Rolle. Schließlich fordern Arbeitspsychologen schon seit vielen Jahren eine menschengerechte Gestaltung von Arbeit ein. Laut der Studie des Fraunhofer-Instituts IAO entsteht Arbeitsmotivation durch Wohlbefinden. Dabei üben die Gestaltung des Büros und dessen arbeitsunterstützende Wirkung einen deutlichen Einfluss auf das Wohlbefinden aus. Die IAO-Forscher konnten zeigen, dass die Produktivität im Büro über die Arbeitsmotivation von der Büroattraktivität beeinflusst wird und hier ein sehr starker positiver Zusammenhang besteht. Den Studienergebnissen zufolge ist die Produktivität im Büro umso höher, je moderner dieses gestaltet und organisiert ist. Dabei ist ein hoch produktives und modernes Büro unter anderem gekennzeichnet durch:

• Hohes IuK-Technik-Ausstattungsniveau
• Gute Akustik, etwa mittels schallabsorbierender Elemente
• Aufmerksamkeitsfördernder Beleuchtungskonzepte
• Ergonomische Stühle und Tische mit hoher Funktionalität
• Möglichkeit zur Nutzung funktionsspezifischer Räume (Doppel-Arbeitsplätze, Vierfach-Arbeitsplätze, Kommunikationsbereiche, Großraumbüros, Konferenzräume etc.)
• Geeignete Ausstattung für mobiles Arbeiten
• Höchste Arbeitssicherheit

 

Neue Bürokonzepte erhalten Einzug

Die Arbeit hat sich in den vergangenen Jahren und Jahrzehnten in sämtlichen Branchen stark gewandelt, insbesondere gilt dies allerdings für Dienstleistungsbetriebe sowie wissensintensive Branchen. Demzufolge hat sich auch die Arbeitsweise geändert und sollte im Idealfall anhand geeigneter Konzepte unterstützt werden. Ökonomisch, variabel, flexibel - dies sind einige wesentliche Faktoren, die über das Wohlbefinden der Mitarbeiter Einfluss auf die Produktivität nehmen. In diesem Zusammenhang ist immer wieder von offenen Bürokonzepten die Rede, die weg von kontrollorientierten und hin zu ergebnisorientierten Ideen gehen. Zunehmend gefragt sind auch Punkte wie mobiles Arbeiten, Home Office sowie Flexibilität der Arbeitsorte und -zeiten. Ferner wird Veränderung immer mehr zu einem Dauerzustand. Geeignete Bürokonzepte für diesen Trend sind Räumlichkeiten, welche keine non-territorialen Büroprinzipien befolgen und die Kommunikation fördern. Demnach muss es den eigenen, persönlichen Arbeitsplatz nicht zwingend mehr geben. Gerade bei älteren Immobilien lassen sich neuartige Bürokonzepte nicht ohne weiteres bzw. nicht ohne entsprechende finanzielle Mittel in die Tat umsetzen. Abhilfe schafft der Rückgriff auf Räumlichkeiten externer Dienstleister.

Bedeutung ergonomisch eingerichteter Räume

Arbeitsplätze, die nicht ideal an die Arbeitsbedingungen angepasst sind, können sich für Unternehmen als sehr teuer erweisen. Dies macht ein Blick in die Statistik deutlich: So gehen über ein Viertel aller Krankschreibungen auf Erkrankungen des Muskel-Skelett-Apparates zurück - oft hervorgerufen durch Fehlhaltungen und Überlastung am Arbeitsplatz. Arbeitsbedingte Risiken für Muskel-Skelett-Erkrankungen (MSE) können aus zu schwerer bzw. einseitiger Belastung z. B. der Wirbelsäule resultieren. Die Kosten für Produktionsausfälle durch MSE werden hierzulande auf etwa 8,5 Mrd. Euro pro Jahr geschätzt. Die gute Nachricht ist, dass diesem Problem mithilfe ergonomischer Büromöbel wirkungsvoll angegangen werden kann. Haltungsproblemen und Rückenbeschwerden kann beispielsweise durch ergonomische Stühle, Tische oder weitere Arbeitsmaterialien vorgebeugt werden. Laut der Präventionsstudie "Denk an mich. Dein Rücken" der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) unterstützen über 37 Prozent der Unternehmen ihre Mitarbeiter dahingehend nicht ausreichend. Eine Alternative zu teurer Büroausstattung stellt die kostengünstige Anmietung moderner Büroräumlichkeiten dar.

Wie der ideale Büroraum gestaltet sein kann

Zwar sind Behaglichkeit und Wohlfühlen immer sehr individuell. Die nachfolgenden Wohlfühlfaktoren treffen allerdings auf den Großteil der Büroangestellten zu:

• Es herrscht eine Luftfeuchtigkeit zwischen 40 und 50 Prozent
• Im Winter bewegt sich die Raumtemperatur um die 22 Grad C, im Sommer hingegen bei ca. 26 Grad C
• Öffenbare Fenster oder Lüftungsanlage versorgen den Raum mit ausreichend Frischluft
• Der Lärmpegel liegt im Idealfall bei etwa 30 dB
• Im Großraumbüro besitzt der Arbeitsplatz mindestens 12 Quadratmeter, ansonsten nicht weniger als 8 Quadratmeter
• Die Räume sind ergonomisch ausgestattet
• Es existiert eine Sichtverbindung ins Freie (Fenster)
• Die Büroräume bieten ausreichend Stauräume (Fächer, Schränke usw.)
• Büromöbel sowie Geräte erzeugen keine Schadstoffe
• Die Büroräume sind mit freundlichen, angenehmen Farben ausgestattet
• Die erforderliche Technik ist vorhanden

 

Sinnvolle Alternative zum eigenen Bürogebäude

Ihre Büroräume erfüllen Ihrer Ansicht nach nicht den Anspruch an ein angenehmes und produktives Arbeitsumfeld? Ferner möchten Sie das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter erhöhen und Ihre Kunden in einem ansprechenden Büro empfangen? In diesem Fall gibt es die Möglichkeit, die geeigneten Räumlichkeiten anzumieten. Hierauf spezialisiert hat sich etwa das COLLECTION Business Center. Je nach Bedarf stehen die voll möblierten Büroräume als Chef-, Projekt- oder Einzelbüro zur Verfügung. Neben einer luxuriösen, wohnlichen Ausstattung weisen die Räumlichkeiten auch die modernste Technik auf. Das innovative Raumkonzept schafft die passende Arbeitsatmosphäre, um konzentriert Ihren Kernkompetenzen nachgehen zu können. Bei bester Verkehrsanbindung stellen die Büroräume ferner die komfortablere Alternative zu Cafés und Hotels dar. Auf Wunsch steht Ihnen bei Ihren Verwaltungsarbeiten auch ein professionelles Servicepersonal zur Seite.

[Dieser Artikel zählt zu einer Reihe von wöchentlich veröffentlichten Ratgeber-Teilen zu verschiedenen Bürolösungen, deren Inhaltsverzeichnis in diesem Beitrag aufgeführt ist]