Das Dokumenten Management für die sinnvolle Verwaltung

Mit dem Dokumenten Management ist grundsätzlich die Verwaltung von elektronischen Dokumenten gemeint, die mittels Datenbankunterstützung eine Strukturierung in ihrer Ablage zwecks schneller Wiederauffindung erhalten.

Das Management von Dokumenten hat sich nicht nur in den meisten gewerblichen Betrieben nun als unumgängliche Methode zur Ablage von elektronischen Dokumenten ergeben. Auch im privaten Bereich kann ein sinnvolles Dokumenten Management in einigen Fällen für Ordnung in den elektronischen Dokumenten sorgen, wie es schon seit jeher der Ordner für die Papierdokumente tut. Auch die Ablage von papiergebundenen Dokumenten wird natürlich als Dokumenten Management bezeichnet, allerdings tritt diese Form der Ablage aufgrund steigender Digitalisierung mehr und mehr in den Hintergrund. Selbst Dokumente, die lange Zeit in Ordnern aufbewahrt wurden, werden letztlich irgendwann digitalisiert, da so Platz geschaffen wird und die Übersichtlichkeit der Dokumente erhalten bleibt. Während das Dokumenten Management als Bezeichnung aber ausschließlich für die Verwaltung der digitalen Dokumente verwendet wird, spricht man bei der Verwaltung von Dokumenten in der Papierform von der sogenannten Schriftgutverwaltung, um hier ein sprachliches Unterscheidungsmerkmal zu haben. Auch EDM ist ein geläufiger Begriff für das Management der Dokumente, das dann aus dem englischen Sprachgebrauch entstammt und hier das Electronic Document Management meint.

DMS wiederum meinst das Dokumenten Management System und dies ist eine durchaus geläufig Bezeichnung für eine ganze Brache. Das Management von Dokumenten wird in Deutschland übrigens, wie viele andere Dinge auch, bedeutend akribischer gehandhabt als beispielsweise in den USA. Dort wird der Begriff lediglich für Dateien verwendet, die mit Funktionen wie Checkin-Checkout oder Versionierung oder auch anderen Funktionen versehen sind. Das Management der Dokumente gewinnt im Digitalisierungszeitalter eine immer mehr steigende Bedeutung. Im klassischen Sinne bezeichnet das Management von Dokumenten, dass Lösungen für steigende Dateibestände und deren Ablageformen gefunden werden müssen. So gehören das Electronic Filing sowie das dynamische Ablagesystem zu den Formen der Ablage, die für Übersicht bei der Ablage elektronischer Dokumente sorgen. Visualisierte Ordnerstrukturen machen hier die Ablage übersichtlich und auch für viele Beteiligte durchschaubar.