Bewirtungskosten - ein Begriff aus dem Steuerrecht

Bewirtungskosten sind Kosten, die einem Unternehmen als Gastgeber entstehen. Kunden und Geschäftsfreunde, aber auch die eigenen Mitarbeiter werden bewirtet - aus besonderem Anlass oder beispielsweise auf Dienstreisen.

Als Bewirtungskosten werden die Kosten bezeichnet, die einem Unternehmen als Gastgeber für Speisen und Getränke entstehen. Zu unterscheiden sind sie von der bloßen Annehmlichkeit. Werden z. B. anlässlich einer betrieblichen Besprechung mit Kunden oder Mitarbeitern Getränke, z. B. Kaffee, und Gebäck gereicht, geht auch der Steuergesetzgeber von einer bloßen Annehmlichkeit aus und gesteht für diese den vollen Betriebsausgabenabzug zu.

Für die Bewirtung von Geschäftsfreunden, beispielsweise bei einem Kundenbesuch und anschließendem Restaurantessen, ist dies nicht gegeben. Hier verhält sich der Steuergesetzgeber sehr restriktiv. Er stellt besondere Anforderungen an die Restaurantrechnung, verlangt besondere Aufzeichnungen wie die Aufzählung der bewirteten Personen und den Anlass der Bewirtung sowie die getrennte Verbuchung und gesteht trotzdem den Betriebsausgabenabzug nur zu 70 % zu. Diese willkürliche Begrenzung hat auch Auswirkung auf die Absetzbarkeit der Vorsteuer. Die Bewirtung muss außerdem dem Grunde nach angemessen sein. Eine Bewirtung von Kunden anlässlich der Geburtstagsfeier des Geschäftsinhabers wird, wenn sie als Betriebsausgabe geltend gemacht wird, regelmäßig vom Betriebsprüfer äußerst kritisch geprüft. Ist diese Bewirtung wirklich betrieblich veranlasst und nicht etwa dem Privatbereich zuzuordnen?

Gleiches gilt für die auf Dienstreisen anfallenden Bewirtungskosten. Das von einem Mitarbeiter im Hotel genossene Abendessen oder die Minibar-Getränke sind keine Bewirtungskosten, sondern durch den Verpflegungsmehraufwand abgedeckt. Ist jedoch der besuchte Kunde beim Abendessen dabei - erfahrungsgemäß sind solche Einladungen einem Geschäftsabschluss förderlich -, dann handelt es sich wieder um Bewirtung, auch wenn der Mitarbeiter selbst mit auf der ordnungsgemäß ausgefüllten Restaurantrechnung steht. Üblicherweise findet man den Vordruck für die Bewirtungskosten auf der Rückseite der Rechnung aufgedruckt, allerdings nicht im Ausland. Dann muss man den Vordruck separat ausfüllen bzw. die notwendigen Angaben auf der Rechnung vermerken. Selbst für die Rechnung gelten noch Vorschriften. So muss z. B. der Tag der Bewirtung maschinell gedruckt sein.