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Kann ich ein Rechnungsformular kostenlos verwenden?

Fakturierung einfach gemacht: Unternehmer können ihre Rechnungsvorlagen selbst erstellen, ein Buchhaltungsprogramm für die Rechnungslegung nutzen oder ein Rechnungsformular kostenlos im Internet herunter laden.

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Foto: © derateru / http://www.pixelio.de

Rechnungen sind Bestandteil des täglichen Geschäftsverkehrs. Unternehmer sind verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, wenn sie einen Umsatz für eine andere Firma erbracht haben. Wenn eine Leistung für einen Verbraucher ausgeführt wurde, besteht eine Berechtigung zur Rechnungslegung. Eine Sonderstellung nehmen Rechnungen für Kleinbeträge bis zu 150 Euro ein, die ohne Steuernummer, Leistungszeitraum und Rechnungsnummer ausgestellt werden können.

Auf jeder Rechnung müssen Name und Anschrift des ausstellenden Unternehmens hinterlegt werden. Zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung gehören weiterhin das Ausstellungsdatum, eine Rechnungsnummer und eine Auflistung der erbrachten Leistungen sowie der gelieferten Waren. Auf jeder Rechnung muss zudem die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder alternativ die Steuernummer des Unternehmers aufgeführt werden. Die meisten Unternehmer mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer führen die Steuernummer nicht noch einmal separat auf ihren Rechnungen auf. Rechnungen enthalten weiterhin den gültigen Steuersatz und den Entgeldbetrag. Neben der Ausstellung in Papierform können Rechnungen auch elektronisch übermittelt werden. Elektronische Rechnungen müssen hier immer mit einer elektronischen Signatur versehen werden

Als Format für Rechnungen wird in der Regel A4 genutzt. Für die Erstellung einer Rechnungsvorlage werden oft Grafiker beauftragt, die ein an die Corporate Identity angepasstes Rechnungsformular im professionellen Gewand anfertigen. Kleine Unternehmen und Freiberufler erfüllen jedoch auch mit einer Standard-Rechnungsvorlage ihre buchhalterischen Pflichten und können ihre Vorlage in einem Programm wie Word selbst erstellen.

Deutlich komfortabler kann die Rechnungslegung mit einem Buchhaltungsprogramm erledigt werden, das in vielen Firmen Verwendung findet. Buchhaltungssoftware ist bei Anbietern wie Lexware erhältlich. Eine kostenlose Alternative stellen Rechnungsvorlagen aus dem Internet dar: Hier kann das benötigte Rechnungsformular kostenlos heruntergeladen werden. Professionelle Vorlagen können im Web unter Anderem bei Microsoft Office als Rechnungsformular kostenlos in Excel und Word bezogen werden.

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