Grundlagen ordnungsgemäßer Buchführung kurz erläutert

Das betriebliche Rechnungswesen spielt in einem Unternehmen eine wichtige Rolle. Es hat die Aufgabe, das Unternehmensgeschehen in Form von Zahlen zu erfassen, zu überwachen und auszuwerten.

Durch die verschiedenen Aufgaben teilt sich das Rechnungswesen in die Bereiche Buchführung, Kosten- und Leistungsrechnung, Statistik und Planung. Das Herzstück oder den Mittelpunkt bildet die Buchführung. Diese ist die Grundlage für alle anderen Bereiche. Mit der Buchführung werden alle geschäftlichen Vorgänge, die während einer Rechnungsperiode anfallen, wertmäßig erfasst. Somit liefert sie die Daten, die in den anderen Bereichen ausgewertet werden.

In einem Unternehmen werden täglich viele Tätigkeiten ausgeführt, die Auswirkungen auf das Vermögen haben. So werden beispielsweise Materialien eingekauft, Erzeugnisse verkauft, Löhne und Gehälter gezahlt. Diese Arbeiten verändern die Vermögenswerte des Unternehmens und führen zu Einnahmen oder Ausgaben. In der Buchführung werden diese Tätigkeiten als Geschäftsfälle bezeichnet und müssen lückenlos dokumentiert werden. Grundlage für die Dokumentation ist ein Beleg. Der oberste Grundsatz für jeden, der in der Finanzbuchhaltungsabteilung eines Unternehmens eingesetzt ist, lautet daher: „Keine Buchung ohne Beleg“.

Es gibt verschiedene Arten von Belegen. Ihrer Herkunft nach, werden sie als interne bzw. externe Belege bezeichnet. Externe sind beispielsweise Eingangsrechnungen von Lieferanten oder Kontoauszüge. Zu den Internen gehören unter anderem die Materialentnahmescheine oder die Lohnabrechnung. Diese verschiedenen Belege müssen dann lückenlos, chronologisch und sachlich geordnet erfasst werden. Werden diese Regeln befolgt, kann jederzeit der Stand des Vermögens und der Schulden festgestellt und der Erfolg des Unternehmens ermittelt werden. Auf Grund dieser gewonnenen Erkenntnisse, besteht die Möglichkeit bei Bedarf korrigierend in das Unternehmensgeschehen einzugreifen.

Neben dem Eigeninteresse des Unternehmers ist er durch den Gesetzgeber auch zur Buchführung verpflichtet. Grundlage dafür bilden das Handelsgesetzbuch, die Abgabenordnung, das Umsatzsteuergesetz und weitere steuerrechtliche Vorschriften. Diese bilden gleichzeitig auch die Basis für die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung, kurz GoB genannt. Dazu gehören eine klare und übersichtliche Organisation, die korrekte Erfassung aller Geschäftsfälle, ohne Beleg keine Buchung und eine ordnungsgemäße Aufbewahrung der Unterlagen. Verstöße gegen diese Grundsätze oder die gesetzlichen Vorschriften haben Konsequenzen. Das kann eine Geldstrafe oder auch eine Freiheitsstrafe sein. Das Strafmaß ist abhängig von der Schwere des Vergehens. Die Buchführung eines Unternehmens wird nur als ordnungsgemäß bezeichnet, wenn sich ein sachverständiger Dritter einen Überblick über die Lage des Unternehmens verschaffen kann.

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