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Reisekosten: Wo finde ich ein kostenloses Fahrtenbuch?

In vielen Unternehmen wird für Firmenautos ein Fahrtenbuch geführt. Für die Anerkennung durch das Finanzamt sind allerdings bestimmte Auflagen zu erfüllen, denen ein kostenloses Fahrtenbuch aus dem Web nicht entspricht.

Wann, wohin, warum? Mit einem Fahrtenbuch werden alle Fahrstrecken des Autos lückenlos dokumentiert. Zu Beginn wird vor Antritt der Autofahrt der Kilometerstand notiert. Auch bei Beendigung der Reise trägt man diesen ein, so dass sich aus beiden Werten die zurückgelegten Kilometer errechnen lassen. Im Fahrtenbuch werden weiterhin der Abfahrts- und Zielort, das Reisedatum sowie der Name des Fahrers eingetragen. Der Zweck der Fahrt, der für eine betriebliche Auswertung geschäftlicher Natur wichtig ist, komplettiert die Angaben.

Das Fahrtenbuch muss stets akkurat geführt werden, wobei jede Fahrt genau einzutragen ist. Lückenhafte und fehlerhaft geführte Fahrtenbücher werden von den Finanzämtern nicht anerkannt. Das Fahrtenbuch darf nicht auf losen Blättern und in Form eines Tabellenkalkulationsprogramms geführt werden: Ein kostenloses Fahrtenbuch aus dem Internet ist zur Vorlage beim Finanzamt demnach nicht geeignet, da Tabellenkalkulationen manipuliert werden können. Immer häufiger kommen elektronische Fahrtenbücher mit GPS zum Einsatz. Ein kostenloses Fahrtenbuch als Tabellenprogramm kann allerdings zu privaten Dokumentationszwecken verwendet werden.

Unternehmen können ihre Mitarbeiter zur Führung eines Fahrtenbuches verpflichten oder alternativ die Ein-Prozent-Regelung einsetzen. Mit letzterer wird der Firmenwagen pauschal versteuert und mit einem Prozent des Listpreises über die Lohnabrechnung des Mitarbeiters geführt. Die Ein-Prozent-Regelung erlaubt auch Privatfahrten mit dem Firmenwagen, wobei über keinerlei Fahrten Buch geführt werden muss. Die tatsächlich privat gefahrenen Kilometer lassen sich nur mit einem Fahrtenbuch ermitteln.

Mit einem regelmäßig und lückenlos geführten Fahrtenbuch kann der geldwerte Vorteil genau ermittelt werden. Eine pauschale Besteuerung findet nicht statt. Ein Fahrtenbuch erfordert zwar regelmäßige Eintragungen, führt aber in vielen Fällen zu einer niedrigeren Besteuerung als bei der Ein-Prozent-Regelung. Das Fahrtenbuch lohnt sich damit besonders für Mitarbeiter, die mit dem Firmenwagen keine häufigen Privatfahrten zurücklegen.

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