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Einfache Buchführung: Was Kaufleute beachten müssen

Die einfache Buchhaltung unterscheidet sich fundamental von der doppelten Buchführung. Sie ist auch für Minderkaufleute mit geringem Aufwand durchführbar und zeigt die Einnahmen und Ausgaben auf.

Nicht alle Wirtschaftssubjekte sind dazu verpflichtet, eine aufwendige doppelte Buchführung vorzunehmen. Stattdessen kann in vielen Fällen auch die einfache Buchhaltung zur Anwendung kommen, die in der Regel keine besonderen rechtlichen Kenntnisse erfordert. Angehörige freier Berufe und Kleingewerbetreibende, die auch als Minderkaufleute bezeichnet werden, können auf diese vereinfachte Buchführung zurückgreifen. In diesem Zusammenhang wird auch davon gesprochen, dass kein eingerichteter kaufmännischer Geschäftsbetrieb unterhalten wird. Aus diesem Grund müssen auch nicht die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung zur Anwendung kommen, wie sie im Paragrafen 238 Absatz 1 Satz 2 des Handelsgesetzbuches (HGB) verankert sind. Stattdessen genügt eine einfache Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben in einem sogenannten Kassenbuch.

Statt Buchungsvorfälle bestimmten Konten zuzurechnen, müssen lediglich einige wenige Angaben hinsichtlich der Einnahmen und Ausgaben vorgenommen werden. Hierzu gehört das Datum des Warenein- oder Ausgangs, die Adressdaten des Lieferanten oder des Kunden, die handelsübliche Warenbezeichnung sowie der Preis. Auch bei der einfachen Buchführung muss jedoch ein Beleg vorliegen, aus dem die oben genannten Daten hervorgehen. Angaben für Vermögens-, Finanz- und Ertragslage, wie sie vom HGB im Paragrafen 264 für große Unternehmen gefordert werden, sind von den Minderkaufleuten damit nicht zu erbringen. Es kann jedoch erforderlich werden, dass Veränderungen der Vermögens- bzw. Schuldenlage im Zeitablauf deutlich gemacht werden müssen.

Die einfache Buchhaltung geschieht dabei in einem sogenannten Journal. In diesem werden auch die Eingänge auf dem Geschäftskonto erfasst. Die Notwendigkeit der Führung eines Journals ergibt sich aus dem Paragrafen 141 der Abgabenordnung (AO). Es bleibt jedoch dem Freiberufler bzw. dem Kleingewerbetreibenden überlassen, wie er ein solches Tagebuch oder Journal im Einzelnen gestaltet, da hierfür keine feste Form vorgesehen ist. Die Finanzämter halten jedoch Vordrucke bereit, die die Erfassung der Geschäftsvorfälle erleichtern können.

In der Regel wird es so sein, dass das Journal in Form einer Tabelle geführt wird. Das Ausfüllen der Tabelle hat chronologisch und lückenlos zu erfolgen, einzelnen Geschäftsvorfällen wird eine einzelne Zeile gewidmet. Im Mittelpunkt der Gestaltung der Tabelle sollte jedoch in jedem Fall das Erfassen der Einnahmen und Ausgaben liegen. Damit ist es zum Beispiel von geringerer Bedeutung, ob eine Zahlung nun per Bank oder per Kasse erfolgt. Zudem ist es bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern unbedingt sinnvoll, eine eigene Spalte für die Umsatzsteueranteile anzufügen, in denen diese erfasst werden können. Von dieser Umsatzsteuerpflicht sind alle Unternehmer betroffen, die in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren Umsätze von mehr als 17.000 Euro zu verzeichnen hatten (Stand: Juni 2011). Ziel der Gestaltung der Tabelle sollte es sein, dass sowohl die Einnahmen und die Ausgaben als auch die daraus resultierenden Salden auf einen Blick zu erkennen sind. Dieses gilt auch für eine zu entrichtende Vorsteuer und deren Salden.