Steuerliche Perspektiven bei der Einrichtung eines Homeoffices

Das Homeoffice ist begehrt und durchaus beliebt. Aber auch steuerlich kann sich die Einrichtung eines solchen Arbeitsplatzes lohnen. Denn auch die Kosten für die Einrichtung sind, unter Umständen, steuerlich absetzbar. Doch wann ist das der Fall? Was sind die Voraussetzungen und was sollten die Beteiligten dabei beachten?

Abbildung 1: Arbeiten im Homeoffice wird immer begehrter. Doch was ist dabei steuerlich zu beachten und wann lässt sich das Homeoffice steuerlich geltend machen? Bildquelle: @ Yasmina H. / Unsplash.com

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Lassen sich Möbel steuerlich absetzen?

Grundsätzlich muss bei der absetzungsfähig und dem Homeoffice unterschieden werden, wer das Büro tatsächlich einrichtet:

• Arbeitgeber – das, was heute als Homeoffice gilt, zählt eigentlich zum Remote Working. Arbeitnehmer haben keinen echten Arbeitsplatz. Anders verhält es sich, wenn der Arbeitsplatz in die Rubrik Telearbeit fällt. Nun hat der Arbeitgeber für die gesamte Ausstattung zu sorgen, der Arbeitnehmer hat somit keine Kosten und kann natürlich nichts absetzen.
• Arbeitnehmer – beim Remote Working hingegen können Arbeitnehmer mitunter Büromöbel von der Steuer absetzen. Natürlich ist es trotzdem möglich, über Schnäppchenportale Möbelstücke zu ergattern und diese Beträge dann anzugeben.

Mittlerweile gibt es eine Homeoffice-Pauschale, die jeder Arbeitnehmer unter gewissen Umständen und beim Vorhandensein des genutzten Heimarbeitsplatzes von der Steuer abziehen kann. Anschaffungen können nur noch abgesetzt werden, wenn sie diesen Betrag übersteigen.

Bei Selbstständigen sieht die Sachlage ganz anders aus, doch auch hier ist zu unterscheiden:

• Einziger Arbeitsplatz – hat ein Selbstständiger ausschließlich diesen einen Arbeitsplatz zu Hause, so kann er die Kosten für die Einrichtung und den Unterhalt vollständig absetzen. Bei Strom, Telefon, Internet oder Heizung werden prozentuale Anteile der Gesamtkosten genutzt.
• Nebenarbeitsplatz – anders sieht es bei allen Selbstständigen, aber auch bei Angestellten oder Beamten aus, die in der Firma einen weiteren Arbeitsplatz haben. Nun gelten die strikten Regelungen für Arbeitszimmer, die unter anderem beinhalten, dass der Raum den gesetzlichen Regelungen unterliegen muss und keinesfalls mehr als zehn Prozent private Anteile enthält. Das bedeutet: Das Gästebett oder der Kratzbaum kann schon dazu führen, dass das Arbeitszimmer nicht als solches anerkannt wird.

Wie sieht es mit dem restlichen Equipment aus?

Auch diesbezüglich gibt es Unterschiede. Selbstständige sind natürlich für ihre Arbeitsmaterialien selbst zuständig, von Arbeitnehmern kann (und darf) jedoch nicht erwartet werden, ihre privaten Computer oder Laptops für die Arbeit zu verwenden. Dies ist auch aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht geboten. Es gilt also:

• Zurverfügungstellung – der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass der Arbeitnehmer im Homeoffice all die Arbeitsmittel zur ständigen Verfügbarkeit hat, die für die Arbeit notwendig sind. Laptop, Computer, mitunter auch Drucker sind vom Arbeitgeber zu stellen oder zu bezahlen. Ein Zugang zur Arbeitsoberfläche wird oft über Cloud-Lösungen zur Verfügung gestellt.
• Onlinezugang – auf den hat der Arbeitgeber keinen Einfluss, da es nicht möglich ist, eine Wohnung auf mehreren Leitungen ins Internet zu schicken. Werden arbeitgeberseits besondere Vorschriften gemacht, so muss er wiederum die notwendigen Mittel zur Verfügung stellen. In allen anderen Fällen kann der Arbeitnehmer einen Teil der monatlichen Onlinekosten jedoch für die Arbeit geltend machen.

Es besteht stets ein Unterschied zwischen Homeoffice und Telearbeitsplatz. Letzter unterliegt strikten Regelungen und kann (und wird) von den Berufsgenossenschaften kontrolliert. Liegt ein Telearbeitsplatz vor, sind die Anforderungen an Schreibtisch, Stuhl, Beleuchtung und auch Belüftung hoch.

Fazit – oft genügt die Pauschale

Die Homeofficepauschale deckt in den meisten Fällen das reine Homeoffice ab. Sollten Mehrkosten aufkommen, liegt meist ein Telearbeitsplatz vor, der wiederum vom Arbeitgeber einzurichten ist, da er denselben Regelungen unterliegt, wie ein Arbeitsplatz im Büro. Gerade dann ist es ratsam, sich vorher steuerlich genau zu informieren und im Zweifel einen Steuerberater mit einzubeziehen. So lassen sich Fallstricke umgehen und am Ende steht eine steuerliche Optimierung.