OTS

nextevolution AG / GoBD: Galgenfrist für Handelsunternehmen

GoBD: Galgenfrist für Handelsunternehmen

Hamburg (ots) -

- GoBD beinhaltet immenses finanzielles Risiko für Händler, Hoteliers

und Dienstleister: Fristablauf zur kompletten Umsetzung am 31.

Dezember 2016

- Vollständige Umsetzung der gesetzlichen Forderungen notwendig, da

auch 90 % Umsetzung nur als 0 % Compliance gelten

- Nur durch Anwendung von Big-Data-Technologien ist eine signifikante

Reduktion der hohen Umsetzungskosten möglich

- Neue Analyticsverfahren schaffen Mehrwerte und Wettbewerbsvorteile

aus gesetzlichen Vorgaben

- Spezialisten für die Verarbeitung von Kassendaten gewährleisten

eine rechtssichere Umsetzung

- Im nächsten Schritt Registrierkassen im Fokus des Fiskus:

zertifizierte Sicherheitseinrichtung an allen Kassen voraussichtlich

ab 2020 obligatorisch

Die Zeit wird knapp: Ab dem 1. Januar 2017 gelten die Verordnungen

der so genannten GoBD*, ergänzt um Regelungen aus einem Schreiben des

Bundesfinanzministeriums vom November 2010, uneingeschränkt. Die

Auswirkungen auf Unternehmen in Handel, Gastronomie und

Dienstleistungen sind gravierend - und die wenigsten davon haben

bisher vollständig erkannt, wie umfangreich die GoBD in ihre

organisatorischen Prozesse eingreift. Nun schließt sich allerdings am

31. Dezember 2016 die letzte Hintertür, die der Gesetzgeber im Sinne

einer Übergangsregelung offen gelassen hat. Wirtschaftsprüfer

prognostizieren bereits empfindliche Strafen bei Verstößen gegen die

Bestimmungen der GoBD.

(* "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von

Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie

zum Datenzugriff")

Unternehmen oft mangelhaft vorbereitet

Die Frist wirkt dabei fast wie ein "Erkenntniskatalysator". Den

Verantwortlichen in den betroffenen Unternehmen wird auf den letzten

Metern klar, was Sätze wie "Insbesondere müssen alle steuerlich

relevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit dem Gerät

elektronisch erzeugter Rechnungen (...) unveränderbar und vollständig

aufbewahrt werden." in Kombination mit den weiteren

Verordnungsinhalten tatsächlich bedeuten. Viele stellen fest, dass

ihre Unternehmen nur unzureichend vorbereitet sind und nun Gefahr im

Verzug ist.

Hinter der sperrigen Abkürzung GoBD verbirgt sich ein Erlass des

Bundesfinanzministeriums aus dem Jahr 2014. Sein Titel "Grundsätze

zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern,

Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum

Datenzugriff". Diese Verordnung schließt an die GoBS (Grundsätze

ordnungsgemäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme aus dem Jahr

1995) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit

digitaler Unterlagen aus dem Jahr 2002) an und ergänzt sie. Doch

nicht nur der Titel der GoBD-Verordnung hat es in sich, der Inhalt

kann da allemal mithalten. Das betrifft vor allem Regelungen zur

Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften und damit

Unternehmen des Einzelhandels, der Gastronomie und der Hotellerie

sowie Anbieter von Dienstleistungen, wie das BMF in seinem Schreiben

aus dem Jahre 2010 nochmals unterstreicht.

Hohe technische Anforderungen

In der GoBD wird klargestellt, dass durch Registrierkassen

erstellte Kassenbelege automatisch der gesetzlichen

Aufbewahrungspflicht unterliegen. Außerdem spezifiziert das Gesetz

nochmals die bereits vorher festgelegte Unveränderbarkeit der Daten.

Sie sind während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vollständig,

jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar

aufzubewahren. "Die Reduzierung einer bereits bestehenden

maschinellen Auswertbarkeit, beispielsweise durch Umwandlung des

Dateiformats oder der Auswahl bestimmter Aufbewahrungsformen, ist

nicht zulässig (...)." Für den Einzelhändler an der Ecke ist das zwar

auch mit Aufwand verbunden, allerdings ist der keineswegs

vergleichbar mit dem, was größere Unternehmen mit mehreren hundert

Filialen betreiben müssen. Um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu

genügen, ist ein Archivsystem nötig, denn nur ein Archiv liefert eine

solche technische Unveränderbarkeit. Ein lokaler Kassenspeicher ist

nämlich kein Langzeitarchiv. Doch auch damit ist dem Anspruch noch

immer nicht Genüge getan: Auch das Archiv, in dem die Daten

aufbewahrt werden, muss die gleichen Auswertungsmöglichkeiten des

laufenden Kassensystems vorhalten, und das ebenfalls über den

gesamten vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum. Es geht dabei eben

nicht nur um Auffindbarkeit. Alle Auswertungsmechanismen - und die

sind von Händler zu Händler verschieden - müssen abrufbar sein.

Fristablauf in Sicht

Die Verordnung gilt praktisch bereits seit November 2010. Eine

Schonfrist (siehe oben) ergibt sich aus der Regelung, dass

Kassensysteme, die den Anforderungen nicht oder nur teilweise

genügen, längstens bis zum 31. Dezember 2016 eingesetzt werden

dürfen. Die Zeit bis zum Fristablauf ist damit inzwischen sehr

überschaubar geworden.

Die GoBD aus dem November 2014 (Gültigkeit ab 1. Januar 2015)

konkretisiert die Anforderungen des Gesetzgebers weiter. Diese gelten

für die maschinelle Auswertbarkeit, die Verfahrensdokumentation, das

interne Kontrollsystem und die elektronische Archivierung sowie für

den Datenzugriff der Finanzbehörden. Damit wird klargestellt, dass

eine Verfahrensdokumentation Pflicht ist. "Die

Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch

gewollten Prozess, z.B. bei elektronischen Dokumenten von der

Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und

Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen

Auswertbarkeit der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der

Reproduktion." Die Formulierung gibt einen kleinen Vorgeschmack auf

den tatsächlichen organisatorischen Aufwand, der für eine

ordnungsgemäße Erfüllung des Gesetzes zu leisten wäre. Auch der

Begriff der "Unveränderbarkeit" wird im o.g. Schreiben unterlegt. Im

Hardwarebereich müssen unveränderbare Datenträger (WORM-Medien*)

verwendet werden. In die Software müssen Sicherungen, Sperren,

Festschreibungen und automatische Protokollierungen integriert sein,

die durch Zugriffsbeschränkungen seitens der Betriebsorganisation

flankiert werden. Klar ist, dass allein die Ablage der Daten in einem

Dateisystem diese Anforderungen nicht erfüllt. Deshalb wird auch die

Ablage der Daten im Kassensystem selbst nicht genügen. Sollte das

Kassensystem im Aufbewahrungszeitraum nämlich abgelöst werden,

müssten die Originaldaten unter transaktionaler Absicherung in einem

dokumentierten Verfahren in ein Archivsystem migriert werden, da ein

einfaches Umkopieren nicht erlaubt ist.

(* WORM: "write once read many" (engl. für "schreibe einmal, lese

vielfach"), bezeichnet Vorkehrungen in der IT, die das Löschen,

Überschreiben und Ändern von Daten auf einem Speichermedium dauerhaft

ausschließen.)

Etablierte ECM-Systeme ungeeignet

Viele größere Unternehmen nutzen heute für die Archivierung ihrer

Daten Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM-Systeme),

beispielsweise für Rechnungen und Verträge. Die Archivierung von

Daten zu Bargeschäften war davon bisher meist ausgenommen. Aus gutem

Grund: Das jährliche Datenvolumen bei der Dokumentation aller

Informationen eines einzelnen Bons über alle anfallenden

Kassentransaktionen ist unvorstellbar groß und kann bei national

tätigen Handelskonzernen schnell zu Milliarden von Datensätzen

anwachsen. Mit den vorhandenen ECM-Systemen ist das nicht

darstellbar, zum einen, weil das benötigte Speichervolumen schlicht

zu teuer ist, und zum anderen, weil aufgrund des klassischen

ECM-Datenmodells und wegen Funktionen wie zum Beispiel einer

Volltextindizierung diese Systeme technisch gar nicht in der Lage

sind, die potenziell geforderten Auswertungen bereitzustellen. Um

diesem Problem nicht nur Herr zu werden, sondern auch noch einen

Nutzen zu generieren, dessen Mehrwert die Kosten des Problems

übersteigt, hat die Hamburger nextevolution AG eine Lösung auf der

Basis von Big-Data-Technologien entwickelt, die bereits bei

verschiedenen Einzelhandelsunternehmen erfolgreich im Einsatz ist.

Ab 2020 nur noch Registrierkassen mit Sicherheitszertifikat

Als letzte Lücke im System hat der Gesetzgeber nun die

elektronische Registrierkasse selbst ausgemacht und natürlich soll

auch diese Möglichkeit zum Steuerbetrug verhindert werden. Am 13.

Juli 2016 hat die Bundesregierung deshalb einem Gesetzentwurf zum

Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen

zugestimmt. Der Entwurf sieht die Installation von zertifizierten

technischen Sicherheitseinrichtungen an elektronischen

Registrierkassen vor. Diese Einrichtungen sollen die betrugsmäßige

Manipulation von Kassendaten durch spezielle Software - so genannte

Zappern - verhindern. Falls der Gesetzentwurf den Bundestag passiert

- wovon auszugehen ist - muss die Sicherheitseinrichtung an jeder

elektronischen Registrierkasse in Deutschland voraussichtlich ab dem

1. Januar 2020 eingesetzt werden. Hier stellt sich die Frage, welche

konkreten technischen und organisatorischen Vorgaben das Bundesamt

für die Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) für die

Zertifizierung der künftigen Kassensysteme definieren wird. Außerdem

bleibt abzuwarten, wie sich in diesem Zusammenhang bereits vorhandene

Anforderungen und getätigte Investitionen integrieren lassen.

Hintergrund:

Die nextevolution AG ist auf IT-Beratung und -Systemintegration im

deutschsprachigen Raum spezialisiert. Mit den Leistungsschwerpunkten

Enterprise Information Management, Case Management, Big Data und

Mobile Solutions schafft nextevolution innovative Geschäftslösungen

für große und mittelständische Unternehmen sowie den Öffentlichen

Dienst.

nextevolution bietet ein ganzheitliches Leistungsangebot, das den

Lebenszyklus einer Geschäftslösung von der konzeptionellen Beratung

über die Implementierung bis hin zur Betreuung während der

Nutzungsphase umfasst. Dieser Ansatz unterstützt die konsistente und

effiziente Erbringung des Leistungsprozesses zum Nutzen ihrer Kunden.

Im Geschäftsfeld Enterprise Information Management unterhält

nextevolution Partnerschaften mit führenden Herstellern wie IBM und

SAP. Basierend auf den Technologieplattformen dieser Unternehmen und

unter Einbringung eigener, komplementärer Standard-Anwendungssoftware

plant, realisiert und betreut nextevolution maßgeschneiderte Lösungen

für ihre Kunden.

nextevolution hat bei Konzeption, Implementierung und Betrieb

strategischer ECM-Systeme, Archivierungslösungen, Content Management-

und Workflowlösungen umfangreiche Praxiserfahrung. In den letzten 20

Jahren konnte die nextevolution AG in über 90 Projekten im In- und

Ausland erfolgreich ihre Kompetenz für IBM-FileNet-basierte Lösungen

unter Beweis stellen.

Der Hauptsitz befindet sich in Hamburg. Ein großes Projektbüro

unterhält nextevolution am Standort Berlin.

Weitere Informationen: www.nextevolution.de

OTS: nextevolution AG

newsroom: http://www.presseportal.de/nr/112878

newsroom via RSS: http://www.presseportal.de/rss/pm_112878.rss2

Pressekontakt:

Pressebüro nextevolution AG

c/o Jens Schrader

sense:ability communications GmbH

Linienstraße 126

10115 Berlin

Telefon [phone]

E-Mail: [e-mail]