Kanzleibooster GmbH

Wie eine optimierte Mandantenstruktur Steuerkanzleien entlastet (FOTO) - Seite 2

trägt zudem zu einer insgesamt entspannteren Atmosphäre bei. Auch profitieren
die Mitarbeitenden von ausreichend Vorlaufzeit und können die Fälle in Ruhe und
mit der nötigen Sorgfalt bearbeiten - anders als bei unstrukturierten Mandanten,
die ihre Unterlagen erst kurz vor Fristablauf einreichen. Unter diesen
verbesserten Umständen kann die Kanzleileitung auch davon ausgehen, dass das
Stundenpensum deutlich abnimmt.

2. Zufriedene Mitarbeitende

Sind die Arbeitsumstände weitgehend stressfrei, führt das ganz automatisch zu
einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Wer sich nicht ständig gehetzt
fühlt, sondern seine Aufgaben entspannt erledigen kann, hat viel mehr Spaß an
der Arbeit. Das liegt auch daran, dass es in einer guten Arbeitsatmosphäre bei
allen Abläufen besser vorangeht, was wiederum positives Feedback auslöst und
Beschwerden seitens der Mandanten erübrigt. Entsprechend erfreulich fällt die
Wirkung auf das Betriebsklima aus: Die Grundstimmung wird allgemein besser und
die Fluktuationsrate sinkt messbar.

3. Schnellere Bearbeitungszeiten

Wenn die Unterlagen rechtzeitig geliefert werden und zugleich keine Mandanten
den Arbeitsablauf durch ständige Anrufe oder E-Mails aufhalten, können die
Mitarbeitenden in deutlich kürzerer Zeit mehr Arbeit erledigen. In der Folge ist
es auch möglich, Mandanten schnellere Antworten zu liefern und so etwaige
Rückfragen zu minimieren. Insgesamt ergibt sich daraus eine weitaus zufriedenere
Atmosphäre - sowohl bei den Mitarbeitenden als auch bei den Mandanten.

4. Proaktive Beratung wird ermöglicht

Steht mehr Zeit zur Verfügung, wächst auch der Spielraum zur proaktiven Beratung
der Mandanten. Schließlich wird Steuerberatern allzu häufig nachgesagt,
lediglich auf Zuruf zu reagieren. Durch die besseren Arbeitsstrukturen und die
damit freigeräumten zeitlichen Ressourcen wird jedoch auch dieses Problem gelöst
- sodass Optimierungsvorschläge und proaktive Beratungen an der Tagesordnung
stehen.

5. Mehr Gewinn

Die Optimierung des Mandantenstamms samt ihren positiven Effekten führt
zwangsläufig zu einem deutlich höheren Gewinn. Davon profitiert einerseits die
Kanzleileitung, andererseits ist es dadurch möglich, die Mitarbeitergehälter zu
erhöhen und generell mehr als die Konkurrenz zu bezahlen. Das führt zu einem
Wettbewerbsvorteil auf dem Arbeitsmarkt. Ebenso ist es möglich, den
Gewinnzuwachs in Beratung und Infrastruktur zu investieren. Unabhängig davon, ob
das Geld auf dem Konto bleibt oder reinvestiert wird: Höhere Deckungsbeiträge
führen immer zu einem besseren Ergebnis.

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