Ratgeber Teil 8: Tagungsräume

Wie organisiert man eine Tagung? Von der Location-Auswahl, den Teilnehmern bis zum Aufräumen danach

Tagungen sind wie eine Visitenkarte für Ihr Unternehmen

Planen Sie eine Tagung oder Konferenz, erfordert dies vom ersten bis zum letzten Schritt organisiertes Vorgehen. Denn das Wohlbefinden aller eingeladenen Teilnehmer sowie der pannenfreie Ablauf besitzt hohe Priorität. Dies gilt gleichfalls für die Qualität der angebotenen Inhalte. Hohe Anforderungen, die bei allen an der Organisation Beteiligten Teamfähigkeit, Know-how und strukturiertes Arbeiten voraussetzen. Vereinfacht wird diese Aufgabe durch einen übersichtlichen Leitfaden.

Mindestens sechs Monate Planungszeit kalkulieren

Ist eine Tagung geplant, sollte der Tagungstermin mindestens sechs Monate vor der Veranstaltung festgelegt werden. Beachten Sie, abhängig von der Branche, wichtige Termine wie spezielle Messeveranstaltungen oder andere Kongresse, um eine Terminkollision zu vermeiden. Unter Umständen ist es sogar sinnvoll, mit der Planung neun Monate vor dem Termin zu starten. Sobald Sie einen zuverlässig sicheren Termin festgelegt haben, beginnt die allgemeine Planung.

Wählen Sie für die Übernachtungsgäste geeignete Hotels aus, die in gut erreichbarer Lage zum Tagungsort liegen. Der nächste Schritt ist die Reservierung eines ausreichend großen Kontingents an Hotelzimmern und die Vereinbarung von Sonderkonditionen für die eingeladenen Gäste.

Das Budget für die Tagung

Nach diesen ersten Tätigkeiten ist es an der Zeit, das für die Tagung verfügbare Budget zu definieren. Bei diesem Schritt legen Sie die für Ihr Unternehmen zumutbaren Kosten für die Veranstaltung fest. Um die Kosten so genau wie möglich zu erfassen, benötigen Sie eine Grobplanung der Tagung an sich.

• Ist zusätzlich zur Tagung ein Nebenprogramm wie eine Abendveranstaltung geplant?

• Wer trägt dafür die Kosten?

• Miete für den Tagungsraum

• Kosten für das Catering

• Personalkosten (auch eigene Mitarbeiter)

• Zusätzliche Materialkosten

Einen Teil der Kosten können Sie zu diesem Zeitpunkt nur schätzen, da in einem so frühen Planungsstadium die Anzahl der Teilnehmer noch unbekannt ist. Daher sind die Zahlen für Catering und mögliche Nebenprogramme eine noch unbekannte Variable. Nur die Miete für den Tagungsraum ist zu diesem Zeitpunkt oft bekannt und daher korrekt kalkulierbar.

Die Auswahl der Teilnehmer

Abhängig von der Zielgruppe führen Sie nun die Auswahl der Teilnehmer durch. Hier gibt es eine Vielzahl an Variationen abhängig von der Art der Veranstaltung. Eine Fachtagung konzentriert sich unter Umständen auf eine Vielzahl von Einzelpersonen, während Sie für die Vorstellung eines neuen Produktes mit höchster Wahrscheinlichkeit die Entscheidungsträger aus dem Bereich des Einkaufs einladen.

Achten Sie auf eine sehr frühzeitige Teilnehmer-Auswahl, um das Maximum positiver Zusagen zu erhalten.

Tagungsräume in exklusiven Lagen

Für welchen Tagungsraum Sie sich entscheiden, hängt von der Größe der Veranstaltung ab. Besonders komfortabel ist es, wenn sich Übernachtungsmöglichkeit und Tagungsraum in einem Gebäude befinden. Doch nicht jedes Hotel besitzt die passenden Räumlichkeiten. In dieser Situation müssen Sie sich für eine externe Lösung entscheiden.

COLLECTION Business Center zählt zu den Professionals für kleinere Veranstaltungen. Neben vielen weiteren Büro- und Veranstaltungslösungen bietet COLLECTION Business Center geschmackvoll eingerichtete Tagungsräume zu günstigen Konditionen. Als international agierender Dienstleister besitzt das Unternehmen zahlreiche Räumlichkeiten in exklusiven Lagen in Städten wie Hamburg, Düsseldorf oder Wien. Benötigen Sie zusätzliche Unterstützung, stellt Ihnen COLLECTION Business Center Mitarbeiter des professionellen Sekretariatsservices zur Verfügung.

Für welchen Tagungsort Sie sich entscheiden - denken Sie daran, den Vermieter der Räumlichkeiten über folgende Punkte zu informieren.

• Ansprechpartner im Unternehmen

• Wünsche an das Catering und den allgemeinen Service

• Beginn und Ende der Veranstaltung

• Anzahl der Teilnehmer

• Benötigte technische Ausstattung

• Informationen zu externen Referenten

Catering und Unterkunft

In den meisten Fällen bietet der Vermieter der Tagungs-Räumlichkeiten ein Komplettpaket einschließlich Catering an. Entscheiden Sie sich für einen externen Caterer, geben Sie den Auftrag frühzeitig. Vor allem dann, wenn Sie zusätzliches Servicepersonal für die Betreuung während des ganzen Tags benötigen. Bitten Sie alle Teilnehmer um die vertrauliche Information zu speziellen Details wie Allergien, Diabetiker oder Vegetarier und informieren Sie das Catering frühzeitig darüber.

Die Reservierung des benötigten Kontingents für die Übernachtung ist mit verhältnismäßig wenig Aufwand verbunden. Doch nun ist Detailarbeit gefragt. Falls nötig, reservieren Sie die Parkplätze für die Teilnehmer rechtzeitig. Sind unter den Teilnehmern VIP-Gäste, informieren Sie das Hotel und teilen Ihre genauen Wünsche mit. Findet die Tagung außerhalb des Hotels statt, organisieren Sie den Transport für jene Tagungsgäste, die mit einem öffentlichen Verkehrsmittel anreisen. Reservieren Sie auf Wunsch der Teilnehmer frühzeitig einen Transfer- oder Shuttle-Service.

Nachdem die Tagung erfolgreich beendet und die Gäste alle abgereist sind, bleiben nur mehr abschließende Besprechungen mit dem Organisations-Team. Analysieren Sie das gesamte Projekt nochmals sehr genau auf nicht optimale Abläufe und Ergebnisse, um diese bei der nächsten Tagungsorganisation zu vermeiden.

[Dieser Artikel zählt zu einer Reihe von wöchentlich veröffentlichten Ratgeber-Teilen zu verschiedenen Bürolösungen, deren Inhaltsverzeichnis in diesem Beitrag aufgeführt ist]