Ab wann sind sie eine sinnvolle Investition für Unternehmer? (FOTO)

Hannover (ots) - Messen und Events gelten als Magnet für potenzielle Kunden und
Geschäftspartner. Das Ziel ist es, Präsenz zu zeigen, mit der Zielgruppe ins
Gespräch zu kommen, Kontakte zu sammeln, diese nachzuarbeiten und letztendlich
Kunden zu gewinnen. Doch für Unternehmer stellt sich die Frage: Wann lohnt sich
der Aufwand wirklich? Standmiete, Reise- und Hotelkosten, etwaige Kooperationen
mit Speakern und Personaleinsatz summieren sich schließlich schnell. Damit ein
Event tatsächlich ein echter Game-Changer wird, sollte der Nutzen die Kosten
überwiegen.

Um die Kosten verlässlich herauszufinden, reicht es allerdings nicht, nach
seinem Gefühl zu gehen. Empfindungen wie "Die Messe schien ganz gut besucht"
oder "Wir haben ein paar Leads einsammeln können" reichen bei Weitem nicht aus.
Die Kosten müssen exakt kalkuliert werden. Wer diese kaufmännischen Grundlagen
vernachlässigt und auf gut Glück hohe Summen für Messen und Events ausgibt,
schneidet sich selbst ins Fleisch. Nachfolgend erfahren Sie, worauf es bei
Events und Messen ankommt und welche Kosten Unternehmen berücksichtigen müssen.

4 Schritte zur richtigen Kalkulation von Messen und Events

Vor allem in der aktuellen wirtschaftlichen Phase ist es für Geschäftsführer
wichtig, die eigenen Unternehmenszahlen zu kennen. Das betrifft auch die Präsenz
auf Messen, bei denen eine Vielzahl an Kostenfaktoren eine Rolle spielen. Im
Fokus müssen zahlenbasierte Entscheidungen stehen, wobei Unternehmer sich an den
folgenden Schritten orientieren können:

Schritt 1: Ermittlung der Gesamtkosten des Events

Die Gesamtkosten eines Events setzen sich aus verschiedenen Positionen zusammen.
Zu den offensichtlichen Ausgaben zählen der Messestand oder ein möglicher
Speaker-Slot, der zusätzliche Kosten verursachen kann. Hinzu kommen die
Reisekosten für das Team, die - je nach Transportmittel - etwa 1.000 Euro
betragen können. Für die Übernachtung der Teammitglieder sind bei einem
kalkulierten Preis von 200 Euro pro Nacht und fünf Personen ebenfalls rund 1.000
Euro anzusetzen. Darüber hinaus fallen Fixkosten für Flyer, Werbematerialien und
den Stand an.

Oftmals unberücksichtigt bleiben jedoch die kalkulatorischen Kosten: Der
Geschäftsführer könnte die Messezeit stattdessen für strategische Aufgaben wie
Prozessoptimierung oder Vertrieb nutzen und so einen Wert von rund 10.000 Euro
schaffen. Auch die Abwesenheit von vier Vertrieblern verursacht einen
Opportunitätsverlust, da diese unter normalen Umständen Abschlüsse erzielen