[B]Ist DMS in StB/WP-Kanzlei sinnvoll? Hat jemand Erfahrungen? [/B] - 500 Beiträge pro Seite

[raceglider]

In einer StB/WP-Kanzlei (25 Arbeitsplätze) wird diskutiert, ob Einführung von DMS sinnvoll ist oder nicht.

Argumente für DMS-Einführung:

-Spart Platz auf dem Schreibtisch und in der Registratur
-Kein Suchen mehr nach benötigten Dokumenten bei
Volltextsuchfunktion
-benötigte Dokumente sind jederzeit per Bildschirm greif-
und einsehbar und können bei Bedarf ausgedruckt werden
-Archivierung ist sicherer als bisherige Aufbewahrung (indem
der archivierte Bestand sooft man will dateimäßig kopiert
werden kann)
-Organisation per DMS spart Arbeitszeit

Argumente gegen DMS-Einführung:

-arbeitsintensiv: erst muß alles eingescannt werden, um
dann bei Bedarf im Datenbestand gesucht und im Bildschirm
angesehen und ausgedruckt zu werden
-Fehleranfälligkeit bei Erfassung (unbemerkte handwerkliche
Fehler bei Erfassung wie teilweise Abdeckung; die
Rückseite eines Dokuments wird versehentlich nicht erfaßt)
- fehlerhafte bzw. ungeschickte "Verschlagwortung"
-Man kann zusammenhängende Dokumente ("Vorgang") nicht mehr
"auf einen Blick" erkennen
-Man muß seine Arbeitsweise umstellen; mehr "auf den
Bildschirm starren")
-mit technischen Risiken behaftet (man muß wegen der schnell
fortschreitenden DV-Entwicklung über mindestens 10 Jahre
geeignete Hard- und Software aus verschiedenen Zeitstufen
vorhalten (Beispiel: Wer könte jetzt noch Lochstreifen
oder 5 1/4 - Zoll - Disketten lesen?)
-es geht Informationsgehalt verloren (man sieht die
Dokumente nicht mehr "wie sie aussehen")
-teuer

Wäre für Meinung und Erfahrungen (auch in "Nichteinführungsfällen") dankbar.

MFG RG

[MoneymakerIII]

Wer einmal mit einem guten!! DMS gearbeitet hat, wird es nicht mehr missen wollen. Pro und Contra hast du ja schon ziemlich erschöpfend aufgezählt. Letztendlich hängt es wohl davon ab, ob die Einführung finanziell tragbar ist und vor allem, ob sämtliche Mitarbeiter sich mit dem neuen System anfreunden können - sonst ist es zum Scheitern verurteilt und verursacht nur mehr Kosten und Arbeit.
Anfänglich werden sowieso beide Systeme noch parallel laufen, so dass sich im Grunde jeder mit dem Umgang vertraut machen kann.

mfg
Money