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DGAP-News: teamwork info. management <TWK>

teamwork-Projekt zur elektronischen Archivierung ein voller Erfolg

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teamwork-Projekt zur elektronischen Archivierung und zum Kreditorenworkflow bei
Viessmann ein voller Erfolg

Paderborn, 20. Februar 2002. Die teamwork information management AG,
langjähriger IBM und Lotus Business Partner, konnte ein umfangreiches Projekt
zur Einführung des Langzeitarchivs von EASY-Archiv und zur elektronischen
Abbildung der Prozesse zur Rechnungsprüfung bei der Viessmann
Unternehmensgruppe, Allendorf, in Zusammenarbeit mit der EASY Software AG
erfolgreich abschliessen.

Viessmann Unternehmensgruppe

Die Viessmann Unternehmensgruppe ist einer der bedeutendsten Hersteller von
Produkten der Heiztechnik. Die Viessmann Werke beschäftigen rund 6.800
Mitarbeiter und fertigen heiztechnische Produkte in 10 Werken im In- und
Ausland. Die Gruppe unterhält 90 Niederlassungen in Deutschland und 33 weiteren
Ländern.

Deutlich verkürzte Durchlaufzeiten im Kreditorenworkflow

Die durchschnittliche Durchlaufzeit bis zur Rechnungsfreigabe konnte um einige
Tage reduziert werden. Für ca. 50% der Vorgänge konnte die Durchlaufzeit sogar
auf unter 1 Tag reduziert werden. Die Software-Plattform IBM/Lotus Notes dient
als Integrationsplattform, um EASY-Archiv und SAP zu integrieren. Als Front-End
für alle Anwender dient Lotus Notes.
Ziel des Projekts war die workflowtechnische Abbildung der Prozesse zur
Rechnungsprüfung. Dabei werden gescannte Rechnungen im EASY-Archiv abgelegt und
über SAP R/3 im Workflow Management System Domino Workflow neue Workflow-
Instanzen erzeugt, um den jeweiligen Bearbeitern die entsprechenden Rechnungen
zur Prüfung vorzulegen. Nach jedem Bearbeitungsschritt wird der Status des
Workflows an SAP übergeben, um so die Transparenz im Prozess zu gewährleisten.
Nach Abschluss des Workflows wird die Rechnung in SAP R/3 verbucht.
In dem Workflow haben die Viessmann-Mitarbeiter nun die Möglichkeit, schnell und
komfortabel auf das EASY-Archivsystem mit einer einheitlichen Lotus Notes
Bearbeitungsoberfläche zuzugreifen.

Die kompletten Organisationsdaten und die Freigabekompetenzen werden jede Nacht
aus SAP mit dem Domino-Workflow-Organisationsverzeichnis synchronisiert. Die
doppelte Eingabe von Daten unter SAP und unter Notes entfällt somit. Eine
Rechnung wird unter SAP verbucht, in Notes wird der entsprechende Workflow zur
Rechnungsfreigabe angestoßen und die gescannte Rechnung kann jederzeit aus dem
elektronischen Archiv abgerufen werden. In jedem Arbeitsschritt ist sichtbar,
wer zuvor die Rechnung bearbeitet hat. Lange Durchlaufzeiten, kompliziertes
Handling und Störungen in der Verarbeitung gehören damit der Vergangenheit an.

Hinweis: Elektronische Archivierung seit dem 01. Januar 2001 Pflicht

Unabhängig von der Umsetzung im Viessmann-Projekt sind seit dem 01. Januar 2002
gemäß der Gesetzesnovelle der Abgabenordnung (AO), Unternehmen verpflichtet,
"originär erstellte digitale Unterlagen nach § 146, Abs. 5 AO auf maschinell
verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Sie dürfen nicht ausschließlich in
ausgedruckter Form oder auf Mikrofilm aufbewahrt werden." Entsprechend müssen
steuerlich relevante Unterlagen, die per Computer erstellt, bearbeitet und
digital versendet werden, elektronisch revisionssicher archiviert werden. EASY-
Archiv deckt alle steuerlich relevanten Vorschriften ab. Die teamwork AG,
Partner der EASY Software AG, hat mit teamwork / Archiv die Möglichkeit
geschaffen, direkt aus einer Lotus Notes-Umgebung heraus Dokumente zu
archivieren, komfortabel zu recherchieren und wieder herzustellen.
teamwork/Archiv kann an beliebige Lotus Notes Datenbanken und Kundenbedürfnisse
angepaßt werden.

teamwork information management AG

Die seit Juli 1999 am Neuen Markt notierte teamwork information management AG
ist ein internationaler Anbieter von Collaboration-Lösungen für das Internet und
Intranet. Collaboration-Lösungen ermöglichen das elektronische
Informationsmanagement von Unternehmen und Organisationen, die automatische
Steuerung des Informationsflusses sowie die elektronische Abbildung der
Geschäftsprozesse. Die Dienstleistungen der teamwork AG umfassen Beratung,
Entwicklung, Implementierung, Support und Schulung. Heute nutzen mehr als 1.000
Unternehmen die Lösungen des teamwork-Konzerns in Deutschland und
Großbritannien.

Kontakt: Dr. Sabine Brummel, Telefon: [phone], e-Mail:
[e-mail]

Ende der Mitteilung, (c)DGAP 20.02.2002
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WKN: 745620; ISIN: DE0007456204; Index:
Notiert: Neuer Markt in Frankfurt; Freiverkehr in Berlin, Bremen, Düsseldorf,
Hamburg, Hannover, München, Stuttgart

[Heisser_Insidertip]

Ist doch saniert. Außerdem Kapitalschnitt und nicht mehr billig.

Schneider hat Fantasie!