SER Systeme (724190) : Neuer DMS Großkunde: GEHE AG - 500 Beiträge pro Seite

[Bandit]

Anwenderbericht

GEHE AG


Die richtige Arznei
für das Unternehmensarchiv

Viele Unternehmen setzen mehrere Systemlösungen ein, um ihren
Bestand an Dokumenten aller Art so zu archivieren, dass wichtige
Informationen schnell wieder auffindbar sind. Das ist nicht nur mit
hohen Erstinvestitionen verbunden, sondern verursacht auch
beträchtliche Zusatzkosten für die Wartung des "Systemzoos". Die
Stuttgarter GEHE AG ist bei der Verwaltung ihres Konzern-Archivs
neue Wege gegangen: Sie nutzt dafür die ITA-Software von SER, die
bei der deutschen Konzerntochter GEHE Pharma Handel GmbH bereits
seit längerer Zeit für die elektronische Archivierung des
Massenschriftguts eingesetzt wird.

Mit einem Jahresumsatz von mehr als 25 Milliarden Mark und über 23.000
Mitarbeitern im Geschäftsjahr 1998 ist die GEHE AG heute Europas
führendes Pharma-Groß- und Einzelhandelsunternehmen. Die verschiedenen
Tochtergesellschaften des Konzerns vertreiben eine breite Palette von
Arzneimitteln und sogenannten Gesundheitsprodukten (Rehabilitationshilfen
und Medizintechnik) hauptsächlich an Apotheken; in Großbritannien,
Tschechien und Italien mittlerweile auch an Endverbraucher. Hauptabnehmer
der deutschen GEHE Gruppe, die mehr als ein Fünftel zum Konzernumsatz
beisteuert, sind die Apotheken, die über ein Netz von 19 Niederlassungen
beliefert werden. Das Firmenarchiv der GEHE AG ist nicht nur besonders
umfangreich, sondern auch von historischem Wert, denn das Unternehmen
kann auf eine mehr als 160jährige Geschichte zurückblicken: Am 1. Mai 1835
gründete der Kaufmann Franz Ludwig Gehe in Dresden den
Pharma-Großhandel Gehe & Cie., der nach dem Zweiten Weltkrieg und der
Teilung Deutschlands in München wieder
aufgebaut wurde. Im Jahr 1981 erfolgte dann
der Umzug der Unternehmenszentrale nach
Stuttgart. Dort ist heute das historische Archiv
untergebracht, das GEHE nach der
Wiedervereinigung Deutschlands vom
Arzneimittelwerk Dresden zurückerhielt.

Die Rückführung des historischen Archivs war
der Anstoß für die Entscheidung, mit dem
systematischen Aufbau eines umfassenden
Unternehmensarchivs zu beginnen. In diesem
Archiv sollte nicht nur das historische Material,
sondern möglichst alles im Unternehmen
anfallende Schriftgut und Bildmaterial
untergebracht werden, um Mitarbeitern,
Auszubildenden und externen Benutzern ohne
großen Recherche-Aufwand Informationen zur
Verfügung stellen zu können.

Kellerräume voll Unterlagen

Allein das Schriftgut von 1834/35 bis 1948 füllt
60 Regalmeter. Seitdem hat sich zusätzlich so
viel Papier angesammelt, dass mehrere
Kellerräume für die Lagerung erforderlich sind. Der bis in das Jahr 1903
zurückreichende Bibliotheksbestand beansprucht weitere 80 Regalmeter
Platz. Daneben umfasst das GEHE Archiv circa 20.000 Fotos und Filme,
mehr als 9.000 Presseausschnitte, 16 Apothekennachlässe aus dem letzten
Jahrhundert, 500 Ausstattungsobjekte aus der Zeit von 1870 bis 1948, zehn
Drogen- und Chemikaliensammlungen und 900 Medikamentenverpackungen.
Die Mitarbeiter im Archiv legten die Standortverwaltung für die archivierten
Unterlagen und Sammlungen zunächst in Winword-Listen an, was allerdings
im Zeitalter der elektronischen Archivierung nur ein Provisorium sein konnte.

Das Team im GEHE Archiv kümmert sich aber nicht nur um die Pflege der
historischen Bestände, sondern verwaltet auch die aktuelle Dokumentation
des Konzerns, angefangen von Pressemitteilungen und Fotos über
Publikationen aller Art bis hin zu den Geschäftsberichten der börsennotierten
Aktiengesellschaft. Das Archiv ist Basis für schnelle
Informationsbereitstellung. Zum Informationsmanagement der Abteilung
Kommunikation gehören unter anderem auch Dienstleistungen wie
Werbemittelservice und die Durchführung von Veranstaltungen. Die Basis für
Kommunikation ist Information. Daher ist das Archiv heute der neu
geschaffenen Abteilung Kommunikation zugeordnet, die von Dr. Ruth Kappel
geleitet wird. Die Informationsmanagerin und Wirtschaftsarchivarin war die
treibende Kraft bei der Einführung der elektronischen Archivierung in der
Abteilung.


v.l.: Bibliothekarin Christine Krasser, Systembetreuer Ulrich Neumeister und
die Leiterin Kommunikation der GEHE AG, Dr. Ruth Kappel

"Die Entwicklung der Schriftgutverwaltung geht dahin, nicht nur das
Massenschriftgut, sondern in zunehmendem Maße auch nicht oder wenig
standardisierte Dokumente in elektronischer Form zu archivieren, um von
verschiedenen Standorten, ohne Zeitverzug auf Informationen zugreifen zu
können. Das elektronische Archiv gewinnt als Hilfsmittel für die schnelle
Informationsverwaltung zusehends an Bedeutung, insbesondere für einen auf
internationaler Ebene operierenden Konzern wie die GEHE. Nicht ohne Grund
engagiert sich die GEHE im Bereich der ISO-Standardisierung zur
Entwicklung eines internationalen Archiv- und Schriftgutstandards", erklärt
Ruth Kappel. Um für diese Zukunft gerüstet zu sein, hat das GEHE Archiv vor
einigen Monaten eine Lösung auf Basis des ITA-DMS von SER implementiert,
die elektronisches sowie klassisches Archiv und modernste
Informationsverwaltung in einem ist. Die Installation besteht aus vier
PC-gestützten Recherche-Arbeitsplätzen und einem Erfassungs-Arbeitsplatz
mit Scanner, die unter dem Betriebssystem Windows NT laufen und neben
anderen Applikationen mit der Client-Software INTUITIV von SER ausgestattet
sind.


Die Buchhaltung hat über das ITA-Archiv Zugriff auf die elektronisch
archivierten Rechnungen


Gute Erfahrungen mit dem Massenschriftgut

Die Einführung der SER-Lösung im GEHE Archiv wurde maßgeblich dadurch
begünstigt, dass sich die Anwendung bereits bei der Verwaltung des
Massenschriftguts im Pharma-Großhandelsbereich Deutschland bewährt
hatte und dass die vorhandene Server-Hardware und -Software auch mit den
NT-Clients weiter benutzt werden konnte. "Wenn ich dafür ein anderes
System eingeführt hätte, wären nicht nur die Kosten höher ausgefallen,
sondern ich hätte mich auch von der allgemeinen Entwicklung abgekoppelt",
sagt Ruth Kappel. "Das wäre im Unternehmen nicht so leicht umzusetzen
gewesen."

Der Pharma-Großhandelsbereich
Deutschland nutzt das elektronische Archiv
von SER schon seit zweieinhalb Jahren für
die Verwaltung des in den Niederlassungen
anfallenden Massenschriftguts - jährlich
rund 22 Millionen Dokumente, die als
CI-Daten (Coded Information) vorliegen, und
weitere 900.000 Papierdokumente in nicht
codierter Form. Diese Dokumente müssen
nach den neuen gesetzlichen
Bestimmungen nicht mehr sieben, sondern
zehn Jahre aufbewahrt werden, was auch
bei GEHE für beträchtliche Raumnot sorgt.

Um bei Rückfragen oder Reklamationen nicht immer Berge von Papier
durchsehen zu müssen, wurden diese Dokumente in der Vergangenheit auf
Mikrofiche archiviert. Trotzdem war die Suche nach bestimmten Dokumenten
sehr zeitaufwendig. "Es dauerte unter Umständen lange, bis reklamierende
Kunden ihren Rückruf erhielten. Heute werden ihre Reklamationen sofort am
Telefon beantwortet, weil die Mitarbeiter online auf die archivierten
Rechnungen zugreifen können", erklärt Kappel. "Das spart nicht nur
Telefonkosten, sondern erhöht auch die Kundenzufriedenheit."

Hauptgrund für die Einführung der ITA-Software im
Pharma-Großhandelsbereich waren allerdings die hohen Kosten für die
Mikroverfilmung der Dokumente - etwa 300.000 Mark pro Jahr oder genauso
viel wie GEHE für die Anschaffung des elektronischen Archivs bezahlt hat.
Und darin waren die Ausgaben für den Transport der Rechnungskopien an die
verschiedenen Standorte noch nicht berücksichtigt: Aufgrund der
Regionalstruktur der GEHE müssen nämlich nicht nur die Niederlassungen,
sondern auch die Regional-Niederlassungen und die Hauptverwaltung die
Rechnungen einsehen können.

CI-Daten werden auf WORM geschrieben

Bei einem Großteil des in den
Niederlassungen anfallenden
Massenschriftguts handelt es sich um
Kundenrechnungen, die auf dezentralen
Hostrechnern erstellt werden und nach
einem Datentransfer über 64
kBit-Standleitungen auf den Hostrechnern
der Regional-Niederlassungen in digitaler
Form vorliegen. Diese Daten können
heute mit Hilfe der Software ITA-Cold im
ASCII-Format ohne den Umweg über den
Scanner direkt auf WORM-Platten (Write
Once Read Many) archiviert werden. Vier
Regional-Niederlassungen sind zu diesem
Zweck mit einer SER Jukebox vom Typ
JB32/X ausgestattet worden, die über 32
Cartridge-Plätze mit einer
Speicherkapazität von jeweils 2,6 GByte
verfügt.

Die ITA-Server-Software konnte auf den
vorhandenen UNIX-Maschinen installiert werden, die unter dem
Betriebssystem AIX laufen und mit 256 oder sogar 512 MByte Hauptspeicher
und einer Festplattenkapazität von 48 GByte ausgestattet sind. Dank der
Nutzung der vorhandenen Server war die Einführung des elektronischen
Archivs mit relativ geringen Anschaffungskosten für Hardware verbunden.

Auf den Recherche-Arbeitsplätzen in den Niederlassungen - knapp 100 an der
Zahl - ist die unter Windows 3.11 lauffähige Client-Software ITA-Classic
installiert. Die Anwender greifen damit von ihren PC-Arbeitsplätzen aus über
ein Local Area Network (LAN) auf das (regionale) elektronische Archiv zu und
suchen das gewünschte Dokument nach Kriterien wie Rechnungsnummer
und/oder Kundenname. Bei etwa 50 Zugriffen pro Niederlassung und Tag sei
die 64 kBit-Standleitung ausreichend schnell, versichert Ulrich Neumeister,
der für die Systembetreuung zuständig ist: "Die Antwortzeiten liegen im
Sekundenbereich."

Allerdings werden bislang nur CI-Daten übertragen. Die von den
Pharmaherstellern eingehenden Rechnungen sollen erst in einem nächsten
Projektschritt eingescannt und elektronisch archiviert werden, womit dann
natürlich das zu übertragende Datenvolumen steigt. Zu diesem Zweck soll in
jeder Niederlassung ein Scanner-Arbeitsplatz für die Dokumenten-Erfassung
eingerichtet werden. "Wir warten noch auf den Andruck des Barcodes auf
unseren Wareneingangsbelegen, um den gesamten Vorgang, bestehend aus
Wareneingangsbeleg, Rechnung und Lieferschein automatisch erfassen zu
können", sagt Neumeister.


Photos und Presseausschnitte sollen im GEHE-Archiv eingescannt und den
Anwendern im Netz zur Verfügung gestellt werden.

Direkter Zugriff auf Bild- und Pressearchiv

Das elektronische Unternehmensarchiv der GEHE AG befindet sich erst im
Aufbau, was seine Zeit braucht, weil die zu archivierenden Dokumente von
Hand erfasst werden müssen. Christine Krasser, die Bibliothekarin der
Abteilung schätzt, dass es noch mindestens ein Jahr dauern wird, bis das
Archiv soweit mit Informationen gefüllt ist, dass es für die Recherche voll
nutzbar ist. Der Großteil des vorhandenen Materials soll allerdings nicht
digitalisiert, sondern nur bibliographisch erfasst und entsprechend der
jeweiligen Systematik des Dokumententyps indexiert werden, um das
betreffende Dokument nach diesen Kriterien schnell auffinden zu können.

Die SER-Anwendung bietet grundsätzlich die Möglichkeit, sämtliche
Dokumente in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen. "Wir werden
gezielt die Unterlagen einscannen, von denen wir aus Erfahrung wissen, dass
sie häufig nachgefragt werden", sagt Ruth Kappel. "So wollen wir
beispielsweise ein elektronisches Fotoarchiv einrichten, damit die Kollegen in
anderen Abteilungen eigenständig das geeignete Bildmaterial aussuchen
können und bei uns nur das anzufordern brauchen, was sie tatsächlich
benötigen. Dadurch reduziert sich für uns der bisher hohe Zeitaufwand für
Recherche und Suche nach geeigneten Bildmaterialien für
Publikationsvorhaben." Auch die Sammlung der Presseausschnitte soll
zukünftig elektronisch verwaltet werden.

Um das Archivmaterial, das nicht elektronisch verfügbar gemacht werden soll,
mit demselben System verwalten zu können, wurden in den Eingabemasken
der Client-Anwendung neben den Suchkriterien zusätzliche Deskriptoren
geschaffen. In diesen Feldern können nicht nur die Angaben über den
physischen Ablageort der archivierten Unterlagen eingetragen werden,
sondern auch Informationen darüber, wer das Dokument zu welchem
Zeitpunkt ausgeliehen hat.

Eine der spezifischen Anforderungen der GEHE war die Möglichkeit, in
bestimmten Maskenfeldern längere Texte einzugeben und über diese
Textblöcke eine Volltext-Recherche durchzuführen. "Wenn wir uns schon die
Mühe machen, die Kerninhalte von historischen Unterlagen zu erfassen, deren
Schrift oft schwer zu lesen ist, dann sollen diese Informationen natürlich auch
für die Recherche genutzt werden können", erklärt Ruth Kappel. Diese
Anforderung konnte vom SER-Projektteam mit Hilfe der Software ITA-Softscan
umgesetzt werden.

Wenn das elektronische Archiv erst einmal mit Inhalten gefüllt ist,
versprechen sich die Mitarbeiter des GEHE Archivs vom Einsatz der
SER-Anwendung eine wesentliche Erleichterung ihrer täglichen Arbeit und
einen besseren Service für ihre "Kunden", weil sie bei Anfragen schneller auf
die gewünschten Unterlagen zugreifen können. Längerfristiges Ziel ist es,
Abteilungen im Konzern, die mit Publikationsaufgaben befasst sind,
länderübergreifend umfassendes Informationsmaterial elektronisch zur
Verfügung zu stellen.

Michael Wendenburg
Freier Journalist

[Talisman]

Hi,

genau!....und trotzdem verliert SER heute überdurchschnittlich
Die Umsätze waren heute auch -zumindest im Vergleich zu den letzten Tagen - recht hoch.

Was mich wundert ist, das der Käufer von vor ein paar Wochen nicht versucht den Kurs etwas zu halten. Ok, heute waren die Umsätze dafür vielleicht ein wenig zu hoch.

Der ewig nörgelnde
TAL

P.S. Bitte als Argument nicht anführen "SER hat sich ja auch in den Tagen zuvor recht gut gehalten" (Sind nämlich vorher auch nicht sooo doll gelaufen..)

[yannic]

hey bandit

gute nachricht!

aber der kurs heute gefällt mir überhaupt nicht

trotz guter nasdaq-eröffnung verliert SER überproportional bei hohen umsäzten!

hast du eine Erklärung?

gruß
yannic

[Bundesbörti]

Auch wenn derzeit solche Meldungen kaum zur Kenntnis genommen werden, aber langfristig wird SER und deren Aktionäre davon sehr stark profitieren!
Wer bei SER den Einstieg verschläft hat es auch nicht anders verdient! Eines nahen, schönen Tages wird nämlich richtig die Post abgehen, da SER Qualität pur anbietet!(siehe ser.com)

[Deep Thought]

Das Vorgehen bei Gehe schreit ja geradezu danach, in einem nächsten Projekt-Schritt den Destiller einzusetzen *g*


Gruß

D.T.

[Bandit]

Hier ein weiterer Anwederbericht eines Großkunden.


Österreichische Bundesbahn
hat Weichen gestellt

Die Österreichischen Bundesbahnen (ÖBB) haben sich für SER als
Partner für die strategisch wichtigen Bereiche Elektronische
Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management entschieden.

Die ÖBB, die mit über 50.000 Mitarbeitern zu den Top-Unternehmen in
Österreich gehören, haben sich in den vergangenen Jahren zu einem
modernen und dynamischen Dienstleistungsunternehmen entwickelt. Diese
Entwicklung fordert eine permanente Anpassung und Verbesserung der
Geschäftsprozesse.

Weichenstellung SER

Die ÖBB hat sich unternehmensweit für SAP R/3 als ERP-Plattform
entschieden und zählt mit insgesamt fast 6.000 SAP-Clients zu den größten
SAP-Anwendern.

Das Management der ÖBB hat die Bedeutung von Elektronischer
Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management für die Optimierung
von Geschäftsprozessen erkannt. Die Zentrale Informatik der ÖBB hat daher
1998 als Teilprojekt im Zuge eines R/3-Großprojektes (Management des
gesamten Personalwesens der ÖBB mit R/3) den Markt genauestens
sondiert. Nach zahlreichen konstruktiven Gesprächen und Diskussionen und
einem Besuch beim internationalen SER-Referenzkunden Würth in Künzelsau
hat sich die ÖBB für SER als Partner entschieden.

Die ÖBB haben mit SER eine Konzernrahmenvereinbarung abgeschlossen
und einen Vertrag für ein erstes konkretes Projekt vereinbart. Nachdem im 1.
Quartal 1999 die Verträge unterzeichnet waren, wurde das Pilotprojekt, der
elektronische Pensionsakt - kurz EPA - in Angriff genommen. Dank des
hervorragenden Projektmanagements seitens der ÖBB und des gemeinsam
erarbeiteten detaillierten Pflichtenheftes konnte das Projekt im 2. Halbjahr
1999 wie geplant abgewickelt und erfolgreich realisiert werden.



Der EPA (elektronischer Pensionsakt)

Der Bereich Controlling & Rechnungswesen - kurz Zentralbereich COR - der
ÖBB beschäftigt sich mit einer Vielzahl von Aufgaben, u.a. mit der
Administration und Abwicklung der Pensionsansprüche von rund 72.000
Pensionsparteien. Das Management von COR war gefordert, die zugrunde
liegenden Geschäftsprozesse neu zu definieren und gleichzeitig zu straffen.
Der Projektvorschlag der Zentralen Informatik auf Basis SER war die Lösung
für diesen konkreten Bedarf. Aufgabe von SER war es, eine Integration in die
bestehende heterogene IT-Landschaft der ÖBB sicherzustellen. Eine zentrale
Bedeutung kam dabei der Integration mit SAP R/3 zu.



Perspektiven

Auf Grund der positiven Erfahrungen und den zahlreichen Verbesserungen im
gegenständlichen Geschäftsprozess planen die ÖBB in der nächsten Phase,
das SER-System in weiteren Anwendungsfällen im Zentralbereich Controlling
& Rechnungswesen einzusetzen. Auf der Grundlage des Konzernvertrags
sollen darüber hinaus weitere Projekte durch die Zentrale Informatik entwickelt
werden.

[tief]

Hi Bandit,

man kann wohl eine interessante HV erwarten, wenn SER schon nicht selber die Meldungen unters Volk streut.
Wie kommst Du nur an solche Info Tag für Tag??

Gruß tief

[Bandit]

Hier noch einmal ein Artikel , der zeigt , welches Einspaarpotential durch effizientes DMS gebracht wird:





SER MacroSoft
verbessert Kundenservice
bei Associated & Federal
(AFECU)

Associated & Federal Employees Credit Union war an einem
Wendepunkt in der Unternehmensgeschichte angelangt. Die
Kreditgenossenschaft wollte ihre Expansion weiter fortsetzen,
veraltete Verfahren für Ablage und Retrieval von Informationen
standen diesem Prozess jedoch im Wege.

Die Archivierung der kontinuierlich zunehmenden Kreditberichte

stellte ein beträchtliches Problem dar. Die auf Papier vorliegenden Dokumente
vermehrten sich schneller, als sie abgelegt werden konnten. Die
Kreditgenossenschaft hatte bereits 17 Lagerhäuser mit Unterlagen gefüllt, die
nach geltendem Recht sieben Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Die
Anmietung von zusätzlichem Lagerraum stand nicht zur Debatte und auch die
steigenden Kosten für die Erstellung der Dokumente waren ein wichtiger
Aspekt. Die Druckkosten für Berichte und Auszüge, die für jedes der 130.000
Mitglieder erstellt werden mussten, stiegen aufgrund des kontinuierlich
zunehmenden Personalaufwands und höheren Papierverbrauchs jedes Jahr
weiter an.

Scheck-Archivierung

Die AFECU nutzt die Dienste von Cooperative Services Inc. (CSI) für die
Bearbeitung der von ihren Mitgliedern ausgestellten Schecks. CSI verwendet
das Produkt AFS ImageVision, um elektronische Kopien der Schecks für die
Abrechnung mit den angeschlossenen Kreditgenossenschaften zu erstellen.
Das Extrahieren der Scheckkopien und der entsprechenden Indizes, die an
verschiedenen Orten abgelegt waren, stellte ein zusätzliches Problem für die
AFECU dar. Da diese Bildinformationen in einem anderen System
gespeichert wurden, konnten sie für die AFECU nur mit großem Aufwand
verfügbar gemacht werden. Die Möglichkeit, diese Scheckkopien abzurufen,
ist jedoch unerlässlich, um den Kundenservice zu optimieren und die
Produktivität der Mitarbeiter zu steigern.

Hoher Zeitaufwand für die Unterschriftenprüfung

Die Verwaltung der Unterschriftskarten in der AFECU war ein weiterer
Bereich, der erneuert werden musste. Das verwendete System war ineffizient.
Für jede Überprüfung einer Unterschrift in den Filialen war ein Anruf in der
Zentrale erforderlich. Die Unterschriftskarten wurden von Hand herausgesucht,
an die entsprechende Filiale gefaxt und wieder einsortiert. Die manuelle
Suche nach den Karten wurde zunehmend schwieriger, da für die mehr als
122.000 Mitglieder mittlerweile über 250.000 Unterschriftskarten vorhanden
waren.

Diese Art der Informationsverarbeitung war für die AFECU nicht mehr länger
vertretbar. So galt es, eine effiziente Lösung zu finden. Das Management der
Kreditgenossenschaft entschied sich für eine Evaluierung der Technologien
von SER MacroSoft, um die Bewältigung der internen Verwaltungsaufgaben
zu optimieren.

Report Archivierung mit SER MacroSoft`s Reports Manager

Nach einem sorgfältigen Evaluierungsprozess, in dem auch Lösungen anderer
Anbieter analysiert wurden, entschied sich die AFECU für Reports Manager,
das Enterprise Report Managementsystem von SER MacroSoft. "Die
archivierten Kreditberichte werden jetzt auf Magnetbändern gespeichert und
müssen nicht mehr in ein Lagerhaus gebracht werden", erläutert Lyn Powell,
Vice President Management Information Systems. "Der Einsatz von Report
Manager ist völlig problemlos. Unsere MIS-Abteilung und unsere Mitarbeiter
sind alle sehr zufrieden." Die AFECU legt heute über 14.000 Berichtseiten
täglich mit dem neuen System ab. "Reports Manager hat unsere Produktivität
beträchtlich gesteigert".

Die Kreditgenossenschaft hat ferner mit MacroFlash ein optionales Modul
installiert, das die Kreditberichte automatisch auf optischen Medien speichert,
sobald die Informationen vom Hostsystem generiert wurden. "MacroFlash
basiert auf modernster Technologie und stellt ein vollständig automatisiertes
System zur Verfügung, das Operatorfehler vermeidet und mit hoher
Genauigkeit arbeitet. Diese Technologie konnten andere Lösungen nicht
bieten", so Lyn Powell.

Die Lösung des Scheckproblems

Die Kreditgenossenschaft wandte sich außerdem an SER MacroSoft, um das
Problem der Scheckkopien zu lösen. Nach umfassender Beratung durch das
Produktmanagement von SER MacroSoft wurde eine Schnittstelle
implementiert, die es der AFECU ermöglicht, die entsprechenden
Bildinformationen mithilfe von Check Manager aus dem AFS Check System
der Cooperative Ser-vices Inc. (CSI) zu extrahieren. Durch Verwendung des
Synergy/AFS Input Format erstellt CSI täglich Daten-CDs für die
Kreditgenossenschaft. Die darauf gespeicherten Scheck-Abbildungen sowie
die entsprechenden Indizes können dann direkt in Check Manager übertragen
werden. Mit Check Manager konnte die Bank die Antwortzeiten im
Kundenservice verkürzen und die Effizienz ihrer Mitarbeiter erhöhen, indem die
elektronischen Scheckkopien über das gesamte AFECU-Netzwerk zur
Verfügung gestellt werden.

250.000 Unterschriftskarten im elektronischen Zugriff

Auf grund des großen Erfolges von Reports Manager und Check Manager
entschied sich die Kreditgenossenschaft dafür, auch eine Lösung von SER
MacroSoft einzusetzen, mit der die Unterschriftskarten verwaltet werden
können. So wurde mit Document Manager ein Bildverarbeitungssystem für
Ablage und Retrieval von Druckdokumenten (Kreditinformationen,
Personendaten und Unterschriftskarten) implementiert. Document Manager
ermöglicht den Kassierern in allen Filialen den sofortigen Zugriff auf die über
250.000 Unterschriftskarten der Bank. So konnten die Bearbeitungszeiten und
die Wartezeiten der Kunden beträchtlich verkürzt werden. Lyn Powell
erläutert: "Mit Document Manager konnten wir gleich zwei Probleme lösen.
Wir vermeiden die zeitaufwändige manuelle Suche nach den
Unterschriftskarten und benötigen keinen zusätzlichen Lagerraum."

Die Vorteile im Überblick

Die AFECU konnte durch die Implementierung von Reports Manager, Check
Manager und Document Manager den gesamten Verwaltungsablauf effizienter
gestalten. Die Kreditgenossenschaft hat dadurch Einsparungen in den
folgenden Verwaltungsbereichen realisieren können:


Erstellung von Kreditberichten

Papier- und Druckkosten

Lagerkosten für die Berichte

Zeitaufwand für Informations-Retrieval

Personalaufwand für die
Verwaltung der Berichte

Retrieval der Scheckkopien


Durch den Einsatz der Lösungen von SER MacroSoft bietet die AFECU einen
verbesserten Kundenservice. Diese Veränderung wird von Kunden und
Mitarbeitern gleichermaßen begrüßt.

SER MacroSoft

SER MacroSoft ist ein Anbieter von innovativen und vollständig integrierten
Dokumenten-Management-Lösungen auf Basis unserer Produktreihe Synergy
2000. Die neueste Innovation kombiniert die Vorteile von Synergy 2000 mit
Internet-Lösungen für integrierte elektronische Dokumente, Electronic
Delivery, ERM, Scheck-Bildverarbeitung und Web-Zugriff auf Informationen.
SER MacroSoft hat ihren Hauptsitz in Rochester Hills, Michigan, sowie
Vertriebs- und Support-Niederlassungen in Charlotte, North Carolina,
Minneapolis, London und Mexiko-Stadt. Die Softwarelösungen von SER
MacroSoft werden über den eigenen Direktvertrieb sowie über Partnerfirmen in
den USA, Kanada, Europa, Mittel- und Südamerika und im Fernen Osten
vermarktet.

AFECU

Associated & Federal Employees Credit Union (AFECU) gehört mit einem
verfügbaren Kapital von 510 Millionen US-Dollar und 130.000 Mitgliedern zu
den größten Kreditgenossenschaften von Atlanta, Georgia. Die Organisation
betreibt 23 Filialen in ganz Atlanta und den umliegenden Vorstädten und
bietet einen Komplettservice mit kundenorientierten Leistungen an:
Aktienkonten, Sparkonten, Hypothekendarlehen, Bausparverträge,
Privatfinanzierungen und Investment-Programme.

Kurzprofil


Art des Unternehmens:
Kreditgenossenschaft
(Finanzdienstleister)

Anzahl der Mitarbeiter: 260

Anwender von
SER MacroSoft Produkten: 260

Host: UNISYS Clearpath

Hauptanwendung: FiTECH Systems

Netzwerk: Microsoft NT