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Firmenwagen: Umsatzsteuer berechnen und erfassen

Als Dienst- oder Firmenwagen wird ein dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestelltes Fahrzeug bezeichnet, wenn dieser häufig Termine außerhalb der Firma wahrnimmt. Dieses kann mit oder ohne Chauffeur bereitgestellt werden.

Wer als Mitglied der Chef- oder Führungsriege eines Unternehmens einen Dienstwagen gestellt bekommt, kann diesen auch in begrenzter Form privat nutzen. Ein solches Firmenfahrzeug muss der Arbeitgeber als unentgeltliche Wertabgabe umsatzsteuerlich erfassen. Allerdings sollte dann ein Fahrtenbuch geführt werden. Bei einer abweichenden Vereinbarung kann auch eine pauschale Regelung benutzt werden. Ebenfalls denkbar ist eine sachgemäße Schätzung des verbleibenden Fahrzeugwertes. Wird dieses Dienstfahrzeug beschädigt, kann bei einer Fahrtenbuchführung exakt geklärt werden, ob diese Beschädigung während einer Dienstfahrt oder einer privaten Nutzung stattgefunden hat. Der Arbeitnehmer darf dieses Fahrzeug auch zu den täglichen Fahrten von und zur Arbeitsstätte benutzen, es muss also nicht in der Firma verbleiben. Auch der Wertansatz für diese Fahrten kann exakt nach dem Fahrtenbuch ermittelt werden oder pauschal. Bei einer pauschalen Abgeltung sind auch sämtliche Fahrzeugkosten abgegolten, wie Steuer, Kraftstoffe und Reparaturen.

Des Weiteren kann der Arbeitnehmer die als Werbungskosten anfallenden Teile der Fahrtkosten wie einen Fahrtkostenzuschuss pauschal versteuern. Entweder kann der Arbeitgeber diese Kosten übernehmen oder sie dem Arbeitnehmer übertragen. Auch kann der Arbeitnehmer eine private Kostenbeteiligung an den Fahrzeugunkosten übernehmen, und zwar im Zuge einer Gehaltsumwandlung. Dies mindert allerdings den sogenannten Geldwert, konträr dazu mindert allerdings eine Übernahme der laufenden Kosten den geldwerten Vorteil nicht.

Ein Firmenfahrzeug kann einem einzelnen Angestellten zur alleinigen Verfügung gestellt werden. Es ist aber auch möglich, dass sich der Angestellte aus einem Fahrzeugpool diverse Wagen aussuchen kann. Da ein Firmenauto auch immer ein Statussymbol ist, kann es nötig sein, zu besonders wichtigen Terminen einen höherwertigen Wagen zu benutzen als zu den normalen Dienstfahrten. Firmen mit einem umfangreichen Fahrzeugpool stellen diese Möglichkeit den Führungsangestellten zur Verfügung. Seit einigen Jahren werden auch niedrigere Hierarchiestufen für die Nutzung eines Firmenwagens zugelassen. Dies fördert die Motivation sowie die Bindung an den Konzern. Wie viele Angestellte einen Dienstwagen nutzen, ist nicht statistisch erfasst, es gibt hier wie erwähnt den Unterschied eines festen, eigenen Fahrzeuges oder die wechselnden Dienstfahrzeuge, je nach Anlass.

Handelt es sich bei einer Firma um ein Unternehmen aus der Autobranche, wird sich der gesamte Fahrzeugpool aus firmeneigenen Autos zusammenstellen. Bei größeren Firmen aus anderen Unternehmenszweigen hat sich eine öfters wechselnde Anbindung an unterschiedliche Automarken zum Vorteil herausgestellt. Hier wollen die Autohersteller ihre Wagen als Statussymbol dargestellt wissen und unterbieten sich mit den Konditionen. Dies ist natürlich für die Firma ein Vorteil, da sie so das beste Angebot und die günstigsten Bedingungen für sich nutzen kann. Bundesweite Firmen wechseln ihre Firmenwagen teilweise alle zwei Jahre, das ist der Zeitpunkt, wenn die meisten Teile am Fahrzeug keine Garantie mehr aufweisen können.