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Eine Rechnung stellen - worauf man achten muss

In einem Unternehmen ist das Ausstellen und Versenden von Rechnungen eine wichtige Aufgabe. Die Rechnungen müssen jedoch strengen Vorgaben entsprechen, damit sie rechtsgültig sind.

Wenn man sich selbstständig machen möchte, sollte man nicht nur eine gute Geschäftsidee haben, sondern muss auch über das notwendige betriebswirtschaftliche Know-how verfügen. Dazu gehören z.B. Kenntnisse aus den Bereichen Marketing und Buchhaltung. Ein wesentlicher Aspekt in einem Unternehmen ist das Rechnungswesen; schließlich können nur Einnahmen verzeichnet werden, wenn man den Kunden eine Rechnung ausstellt. Dabei muss man vieles beachten, denn es gibt zahlreiche Vorschriften zum Erstellen einer Rechnung. Nur wenn diese eingehalten werden, ist die Rechnung gültig und muss vom Kunden fristgerecht beglichen werden.

Eine korrekte Rechnung hat folgende Angaben zu enthalten: Name und vollständige Anschrift des Kunden und des Unternehmens, das die Rechnung stellt, und dessen Steuernummer. Auch das Rechnungsdatum muss auf dem Dokument zu finden sein, ebenso wie eine Rechnungsnummer. Bei dieser ist es besonders wichtig, dass sie in ein fortlaufendes System einzuordnen ist. Sollte dies nicht der Fall sein, kann ein Buchprüfer nicht ersehen, in welchem Zeitraum welche Rechnungen erstellt wurden und dies dem Unternehmen vorwerfen. Selbstverständlich beinhaltet eine korrekte Rechnung auch den Rechnungsbetrag. Sollte das Unternehmen umsatzsteuerpflichtig sein, müssen sowohl die Netto- als auch die Bruttobeträge getrennt voneinander aufgeführt sein. Des Weiteren ist es wichtig, dass auf der Rechnung vermerkt ist, wofür der Rechnungsbetrag anfällt, z.B. die Art und Menge der verkauften Waren. Wenn es sich um Dienstleistungen handelt, müssen diese kurz beschrieben werden, und es ist unerlässlich, einen Dienstleistungszeitraum anzugeben. Auch Angaben zum Zahlungsziel sollte man auf der Rechnung vermerken.

Um die Kenntnisse auf dem Gebiet der Betriebswirtschaftslehre vor einer Existenzgründung zu vertiefen, ist es ratsam, sich mit Büchern und Broschüren zu diesem Thema zu beschäftigen oder ein Existenzgründerseminar zu besuchen. Letztere werden in regelmäßigen zeitlichen Abständen in größeren Städten angeboten und stellen eine beliebte Anlaufstelle für Jungunternehmer in spe dar. Im Rahmen eines solchen Seminars wird Wissen vermittelt, das unbedingt erforderlich ist, um als Unternehmer erfolgreich tätig zu werden. Das Erstellen von korrekten Rechnungen, die Buchführung und die Kommunikation mit den Finanz-Behörden sind wichtige Aspekte und werden in den Seminaren meist ausführlich behandelt. Den Teilnehmern stehen angesehene Experten zur Verfügung, die nicht nur über umfassendes BWL-Fachwissen, sondern auch praktische Erfahrung verfügen. Sie können Fragen beantworten und Problemlösungen anbieten. Oftmals teilt der Referent Materialien aus, die zur Orientierung dienen und auch als Vorlagen genutzt werden können, wie z.B. Musterrechnungen. Anhand dieser Vordrucke kann der Existenzgründer sein eigenes Rechnungsformular entwerfen und prüfen, ob es sämtliche gesetzlich vorgeschriebenen Bestandteile enthält.

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